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  • 3 Lösungen zum Verbinden von Warenwirtschaft und E-Commerce (Schnittstellen)
Veröffentlicht am 1. Februar 2016 von Daniel Peters
E-Commerce-ERP-Integration mit Schnittstellen

Viele Betreiber von Online-Shops betreiben neben dem E-Commerce noch ein traditionelles Handelsgeschäft. Das hat meistens historische Gründe: Ein Großteil der heutigen Online-Shop-Betreiber waren bereits am Markt aktiv, als es noch kein E-Commerce gab. Daher ist der Online-Handel in diesem Firmen ein recht neuer Vertriebskanal.

Online-Händler, die bereits mit einem traditonellen Geschäft erfolgreich sind, haben oft eins gemein: Sie haben bereits eine ERP- oder Warenwirtschaft-Software im Einsatz. Einige verwenden die Software nur für das Schreiben von Rechnungen, andere steuern damit den gesamten Einkauf und Verkauf von der Lagerhaltung bis zur Garantieabwicklung.

Typische Online-Shop Software

Für den Betrieb des Online-Shops wird in der Regel eine standardisierte Shop-Software eingesetzt. Bekannte Vertreter dieser Programme sind zum Beispiel:

  • xt:Commerce VEYTON
  • Shopware
  • Magento
  • OXID e-sales
  • Gambio
  • PrestaShop
  • WooCommerce
  • modified

Online-Shop mieten

Neben diesen den klassichen Lösungen, gibt es auch immer mehr Anbieter von Miet-Shops. Das Konzept ist einfach. Man bezahlt einen monatlichen Betrag und erhält einen Online-Shop mit vielen Funktionen und muss sich nicht mehr um den Betrieb der Plattform selbst kümmern. Lästige Aufgaben, wie das Installieren von Updates oder die Erstellung von Backups laufen im Hintergrund ab. Man kann sich also um sein Kerngeschäft kümmern. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel:

  • 1&1
  • Strato
  • Jimdo
  • Shopify
  • ePages

ERP und Warenwirtschaft

Auf Seiten des tradionellen Handelsgeschäfts befindet sich meistens eine ERP-Software oder eine Warenwirtschaft wie:

  • DATEV
  • JTL Wawi
  • HS Auftragsbearbeitung
  • pixi
  • Sage Office Line
  • Kontor.NET
  • SAP

Das Problem: Unterschiedliche Systeme

Genau an dieser Stelle liegt das Problem.

Auf der einen Seite befindet sich eine ausgereifte Software-Landschaft mit Warenwirtschaft und Rechnungswesen inklusive der Anbindung an Geschäftsprozesse und Lagerhaltung. Die Anwender schwören auf diese Systeme und sind eingearbeitet. Die Arbeit mit diesen Programmen verläuft zumeist über Jahre problemlos. Es gibt keinen Grund, warum man an der Situation etwas ändern sollte.

Auf der anderen Seite befindet sich der Online-Shop. Dieser Shop ist durch den Charakter, dass er im Internet auf einem eigenen Server läuft, vollkommen anders. Es handelt sich praktisch um eine Insel-Lösung, die zunächst einmal nicht direkt mit dem Unternehmen und dessen technischer Infrastruktur verbunden ist. In dieser Hinsicht liegt er außerhalb des Unternehmens, was eine direkte Verbindung erschwert.

Auch in logischer Hinsicht folgen Online-Shops eigenen Gesetzen: Sie sind Plattformen, die vollkommen eigenständig parallel zu dem ERP-System betrieben werden. Die Anwender sind meistens unsicher, weil sie versuchen, gelernte Abläufe und Strukturen auch für den Online-Shop anzuwenden. Das funktioniert in vielen Fällen nicht reibungslos und führt zur Notwendigkeit, manuell Daten in mehreren Systemen zu pflegen. Mit den dabei entstehenden Problemen schwindet das Vertrauen in diese Systeme und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sinkt. Die katastrophale Folge: Der Online-Shop wird vernachlässigt.

Im Ergebnis wurden zwei parallel existierende Welten geschaffen. Auf der einen Seite befindet sich die Offline-Welt mit dem klassischen Handelsgeschäft. Auf der anderen Seite steht die scheinbar unbegrenzte Online-Welt. Leider arbeiten diese Systeme nicht von vorn herein zusammen, sondern arbeiten parallel nach ihren eigenen Gesetzmäßigkeiten.

Es erscheint schwierig zu glauben, dass sich ein nachhaltiger Erfolg so einstellen kann.

Die Lösung: Doppelte Arbeit vermeiden

Es drängt sich die Frage auf, ob man die Online- und die Offline-Welt nicht viel besser miteinander verbinden kann. Es wäre doch viel einfacher, wenn einmal in der Warenwirtschaft angelegte Artikel ohne zusätzliche Arbeit automatisch auch im Online-Shop zur Verfügung stehen würden. Das gleiche gilt für Online-Bestellungen. Warum muss man die Bestellungen händisch aus dem Online-Shop in das ERP-System übernehmen?

Erfolgreiche Online-Shop-Betreiber automatisieren den Datenaustausch mit Schnittstellen

Die gute Nachricht lautet: Man kann die Online-Shop-Welt besser mit der lokalen Welt verbinden! Hierzu sind lediglich Schnittstellen notwendig, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind. Dabei wird nicht nur viel Zeit gespart. Die Fehlerquote durch manuelle Datenerfassung wird deutlich reduziert.

Lösung 1
Schnittstellen als günstige Standardsoftware

Der Schnittstellen-Markt hält einige E-Commerce-Schnittstellen bereit, die als Standardsoftware angeboten werden. Solche Schnittstellen sind häufig Module der ERP-Software oder werden als klassische Middleware angeboten.

Hier erhält man zu einem festen Preis eine fertige und funktionierende Software. Meistens gibt es Testversionen, mit denen die Funktionsweise ausprobiert werden kann. So lässt sich vor dem Kauf testen, ob die Software wirklich den gewünschten Nutzen hat. Außerdem ist eine solche Software schnell einsetzbar, da vorher keine Zeit in die Entwicklung investiert werden muss.

Als Nachteil steht die geringe Flexibilität im Vordergrund. Durch die Standard-Funktionsweise des Programms ist man meistens an gewisse Standard-Vorgaben gebunden. Individuelle Wünsche, die an die eigenen Unternehmen angepasst sind, können nur sehr selten berücksichtigt werden.

Lösung 2
Schnittstellen als individuelle Software-Lösung

Als Alternative zur Standard-Schnittstelle bietet der Markt eine Fülle an Software-Entwicklern, die individuelle Schnittstellen entwickeln.

Die Schnittstelle kann dadurch vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Auch Sonderwünsche sind möglich, selbst wenn sie so speziell sind, dass kein anderes Unternehmen sie in der Form benötigt.

Als Nachteil müssen die bei der individuellen Programmierung im Voraus schlecht kalkulierbaren Kosten genannt werden. Oft stellt sich erst im Projekt heraus, welche Anforderungen wirklich an die Schnittstelle gestellt werden. Daran ändert auch das beste Lasten- und das detaillierteste Pflichtenheft nichts, da sich Anforderungen sehr oft erst ergeben, wenn die Planungsphase schon vorüber ist.

Lösung 3
Schnittstellen als "individuelle Standard-Software"

Diese Variante von Schnittstellen verbindet beide Welten: Zum Einen sind Standard-Funktionen über standardisierte Software-Bestandteile schnell einsetzbar. Zum Anderen ist es aber auch möglich, Besonderheiten zu berücksichtigen, die spezielle Anforderungen bedienen. Die Kostenkalkulation ist für den Standard-Teil der Software von vorn herein klar und es muss nur noch der individuelle Teil entwickelt werden. Solche Schnittstellen lassen sich sehr gut in die Software-Landschaft der Unternehmen integrieren.

Diese Lösung ist aus Erfahrung gerade in der Schnittstellen-Entwicklung die beste Lösung. Es lässt sich zu vergleichsweise geringen Aufwand bereits schnell eine Standard-Lösung zum Einsatz bringen, die aber noch an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Nur der individuelle Teil der Schnittstelle muss dann gesondert Entwickelt werden.

Fazit

Kaum ein Online-Händler kommt um den Einsatz von ERP-Schnittstellen herum. Gerade wenn eine Warenwirtschafts-Software bereits vor dem Online-Shop eingesetzt wurde, stellt sie meistens das Zentrum der kaufmännischen Tätigkeiten dar.

Unternehmen, die hier ohne Schnittstellen arbeiten, verschenken mit der zusätzlich notwendigen Arbeitszeit für den manuellen Abgleich bares Geld.

Oft eignen sich die vom ERP-System standardmäßig angebotenen Module nicht oder nur teilweise, sodass nur eine kostenintensive individuelle Softwareentwicklung möglich zu sein scheint. Daher sollte die Entscheidung für einen Schnittstellen-Anbieter nicht überstürzt werden. Nur dann lässt sich der Erfolg des Online-Shops durch eine reibungslose Integration des E-Commerce-Systems mit der ERP-Software sicherstellen.

Um zu prüfen, ob die von Ihnen ausgewählten Schnittstellen den richtigen Funktionsumfang haben, habe ich eine Checkliste entwickelt, die Ihnen einen Überblick über alle benötigten Funktionen gibt. Sie können die Checkliste hier kostenlos downloaden.

Daniel Peters

Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld.

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