Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi

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Wussten Sie, dass Sie trotz einer Shop-Schnittstelle noch große Probleme mit dem Lagerbestand Ihres Online-Shops bekommen können? Diese Probleme haben nichts mit der Technik, sondern der Organisation zu tun. Lesen Sie in diesem Artikel, welche Schwierigkeiten beim Abgleich von Lagerbeständen mit dem Online-Shop auftreten können und erfahren Sie Tipps zur Lösung der Probleme.

Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi

Lagerbestände im Online-Shop

Im Online-Shop sind Lagerbestände essentiell wichtig. Man kann potentiellen Kunden anzeigen, ob ein Artikel lieferbar ist oder nicht. Knappe Bestände können auch zu Zwecken des Marketings eingesetzt werden (z. B. "nur noch 5 Stück auf Lager"). Darüber hinaus gibt es eine gesetzliche Verpflichtung zur Angabe der Lieferzeit. Diese lässt sich nur mit Hilfe von Lagerbeständen annähernd korrekt anzeigen.

Lagerbestände in der Warenwirtschaft

In der Warenwirtschaft wird anhand der tatsächlichen Bestände das Lager geführt. Oft wird darüber der komplette Wareneinkauf und die Inventur, sowie die Bestands-Bewertung gemacht. Am Ende müssen die Online-Bestellungen wie auch alle anderen Verkäufe den Lagerbestand korrekt reduzieren. Von einem leeren Lager in der Warenwirtschaft muss der Online-Shop zudem ebenfalls erfahren.

Die Bestände sind nicht synchron

Jedes System führt sein eigenes Lager. Dadurch erfolgt im Grunde genommen eine doppelte Lagerhaltung. Das hat technische Gründe. Der Online-Shop und die Warenwirtschaft sind meistens vollkommen unabhängige Systeme und haben keine gemeinsame Datenbank.

Um die Daten abzugleichen, braucht es also Schnittstellen, die in eine gewissen Regelmäßigkeit Bestände abgleichen. Dies ist aber nicht ohne Probleme möglich.

Probleme mit Online-Bestellungen und parallelen Offline-Käufen (Telefon, Fax, Ladengeschäft)

Anhand der folgenden Tabelle soll verdeutlicht werden, welche Probleme durch die doppelte Lagerhaltung entstehen können.

In diesem Beispiel wird ein Artikel sowohl online als auch offline verkauft. Die Offline-Käufe können telefonisch, per Fax oder im Ladenlokal erfolgen.

Beim Bestands-Abgleich werden Lagerbestände von der Warenwirtschaft an den Online-Shop übergeben, weil die Warenwirtschaft das führende System ist. Zum Zeitpunkt des Bestell-Abrufs erhält die Warenwirtschaft Kenntnis von den Bestands-Änderungen. Allerdings werden die Bestands-Änderungen dann durch die Bestellung lediglich in beiden Lägern heruntergezählt. Eine mögliche Abweichung bleibt bestehen. Erst beim Bestands-Abgleich überschreiben die Lagerbestände der Warenwirtschaft die Bestände des Online-Shops.

Bestand
im Online-Shop
Aktion Bestand
in der Warenwirtschaft (offline)
10 Bestands-Abgleich 10
9 Kunde A kauft den Artikel 1x online 10
8 Kunde B kauft den Artikel 1x online 10
8 Bestellungen abrufen 8
8 Kunde C kauft den Artikel 3x per Fax offline 5
8 Kunde D kauf den Artikel 1x offline im Laden 4
4 Bestands-Abgleich 4
2 Kunde E kauf den Artikel 2x online 4
2 Kunde F kauft den Restbestand des Artikels 4x im Ladengeschäft 0
0 Bestellungen abrufen -2

Problem: Beim Verkauf im Laden wurde offline fälschlicherweise angenommen, dass der Artikel noch 4 Mal auf Lager ist. Dadurch konnte ein Kunde den Restbestand von 4 Stück problemlos kaufen, obwohl es durch eine Online-Bestellung bereits eine feste Reservierung gab. Im Ergebnis wurde der Artikel 2 Mal öfter verkauft, als er überhaupt verfügbar war. Der Lagerbestand ist nun -2, was ein sehr merkwürdiger Wert für ein physisches Lager ist.

Das wäre alles nicht so schlimm, wenn für den Online-Kauf nicht bereits eine Lieferzeit versprochen wurde, die auch verbindlich ist. In dem Fall bleibt nur zu hoffen, dass die Bestände schnell aufgefüllt werden können und der Lieferant für Nachschub sorgen kann.

Tipp 1:
Die Warenwirtschaft als das führende System für Lagerbestände definieren

Aus der obigen Tabelle wird es bereits deutlich: Da in der Warenwirtschaft alle Verkäufe zusammenlaufen, sollte die Warenwirtschaft das führende System für Lagerbestände sein.

Tipp 2:
Fiktives Lager für den Online-Shop in der Wawi einrichten

Bietet Ihre Warenwirtschaft die Möglichkeit mehrere Läger einzurichten, sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen. Es empfiehlt sich, für die Online-Verkäufe in der Warenwirtschaft ein eigenes Lager zu führen. Den Artikel-Bestand teilen Sie dann sinnvoll auf beide Läger auf. Läuft das Online-Lager leer, buchen Sie aus Ihrem herkömmlichen Lager einfach Bestände ab und stellen sie in dem Online-Lager bereit. Aus diesem Online-Lager dürfen dann offline keine Verkäufe stattfinden. Nur in Ausnahmefällen wird umgebucht und dann per Bestands-Abgleich sichergestellt, dass der Online-Bestand reduziert wird.

Die Trennung der Läger ist der einzige Weg, um sicher korrekte Bestände in beiden Systemen anzubieten. Insbesondere bei teuren Einzelstücken (wie z. B. einige Uhren) oder Ware mit geringem Lagerbestand sollte diese Möglichkeit in Erwägung gezogen werden.

Tipp 3:
Der beste Zeitpunkt für den Abgleich der Lagerbestände

Dass die Bestands-Abgleiche automatisch stattfinden sollen, ist keinen eigenen Tipp Wert. Zu welchem Zeitpunkt der Bestand im Online-Shop aktualisiert werden soll, jedoch schon.

In jedem Fall sollte ein Bestands-Abgleich unmittelbar nach dem Einlesen der Shop-Bestellungen stattfinden, da sich die in der Warenwirtschaft verfügbare Menge damit reduziert hat.

Wenn Sie Tipp 2 umgesetzt haben, sind keine weiteren Abgleiche mehr nötig. Ausnahme: Es wurde eine Umbuchung von dem Shop-Lager in das herkömmliche Lager vorgenommen oder umgekehrt.

Haben Sie sich gegen Tipp 2 entschieden, sollten auch zwischendurch regelmäßig Abgleiche des Lagerbestands an den Shop stattfinden. Haben Sie beispielweise ein florierendes Ladenlokal, kann der Abgleich durchaus im Minutentakt erfolgen.

Fazit

Durch den zeitlichen Versatz zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft können Lagerbestände niemals wirklich synchron sein. Die Gefahr, dass in dem Zeitraum zwischen zwei Datenabgleichen ein Artikel doppelt verkauft wird, ist in der Praxis gegeben und kommt immer wieder vor. Der Grund sind verschiedene Verkaufskanäle, die sich aus dem selben Lagerbestand bedienen, aber auf unterschiedliche Daten zugreifen.

Das Problem wird umso größer, wenn die Zeit für Nachbestellungen beim Lieferanten lang dauert oder es sich um Einzelstücke handelt. Daher ist jeder Online-Händler gut beraten, wenn er sich in Bezug auf seine Produkt-Struktur genaue Gedanken darüber macht, wie genau Lagerbestände zwischen der Warenwirtschaft und dem Online-Shop abgeglichen werden sollen.


Über Daniel Peters

Daniel Peters

Ich helfe E-Commerce-Agenturen und Online-Händlern Stolperfallen beim Verbinden von IT-Systemen (wie etwa Warenwirtschaften) mit dem Onlineshop zu vermeiden.

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