In einer zunehmend vernetzten Welt ist es wichtig, dass Software-Systeme
zusammenarbeiten und keine "Insel-Lösungen" entstehen. Neben der klassischen
Verbindung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft gibt es in den meisten
Versandhandels-Unternehmen aber noch viele weitere Systeme, die zu einem gut
funktionierenden, automatischen Buchungs-Prozess gehören.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie die Verbindung mit einer Finanzbuchhaltungs-Software zur
Automatisierung des Zahlungsabgleichs im E-Commerce gelingt und wo die
Tücken liegen.
Onlineshop und Warenwirtschaft verbinden
Bei der Warenwirtschaft handelt es sich um eine Software, die sich in dem
beschriebenen Prozess um die Belegerstellung Verwaltung von Kundendaten
kümmert.
Zunächst ist es für die Automatisierung des Bestell-Prozesses zusammen mit
dem Zahlungsabgleich notwendig, den Onlineshop mit der Warenwirtschaft
(auch "Faktura" oder "ERP-System") zu verbinden. Manche
Warenwirtschaften bieten dazu eine integrierte Funktion zur Synchronisation
mit Online-Shops. In anderen Fällen wird eine Shop-Schnittstelle
eingesetzt.
Finanzbuchhaltung im E-Commerce
Bei der Finanzbuchhaltung (Fibu) handelt es sich hingegen um eine Software,
mit der Buchungen gespeichert und verarbeitet werden, Steuermeldungen für
das Finanzamt erstellt und Auswertungen, sowie das Controlling gemacht
wird. Sie bildet damit die zentrale Stelle für alle Zahlen, die im
Unternehmen anfallen.
Manche, insbesondere kleinere Unternehmen, lagern diese Aufgabe gern an
externe Buchhaltungs-Dienstleister aus oder lassen sie direkt vom
Steuerberater erledigen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohnt sich
oft auch der Einsatz einer eigenen Finanzbuchhaltung. Dann wird eine
entsprechende Software in der Unternehmens-IT, meistens on-premises,
eingesetzt.
In Verbindung mit einem Online-Shop gibt es in beiden Szenarien ein immer
wiederkehrendes Problem: Der Abgleich zwischen Rechnungen mit den Zahlungen
über die Zahlungsanbieter wie PayPal, PAYONE, Sofort usw. ist mühsam und
oft nur manuell zu bewältigen.
Von der Online-Bestellung zur Buchung in der Finanzbuchhaltung
In 6 Schritten "wandert" eine typische Online-Bestellung durch den Prozess.
Sicher ist der Prozess in einigen Unternehmen auch etwas kompakter oder hat
noch viel mehr Schritte. Hier geht es aber um eine schematische
Darstellung, die sicher auf die meisten Versandhändler zutrifft.
Schritt 1: Bestellung im Onlineshop
Ausgangspunkt von dem Bestell-Prozess ist die Bestellung des Kunden im
Onlineshop. Hier wurde einer oder mehrere Artikel in den Warenkorb gelegt,
sowie eine Versandart und eine Zahlungsart ausgewählt. Durch die Auswahl
der Zahlungsart wird der Kunde in der Regel zur Zahlung über deinen
Zahlungsanbieter aufgefordert.
Schritt 2: Autorisierung der Zahlung beim Zahlungsanbieter
Sofern eine Zahlungsart gewählt wurde, die eine Autorisierung erfordert,
wird diese nun vorgenommen (zum Beispiel bei PayPal oder Kreditkarte – bei
"Vorkasse" zum Beispiel nicht der Fall).
Manchmal erfolgt dies unmittelbar im Onlineshop, in vielen Fällen wird der
Kunde jedoch direkt auf die Webseite des Zahlungsanbieters weitergeleitet.
Nach der erfolgreichen Autorisierung meldet der Zahlungsanbieter dies an
den Onlineshop zurück. Dazu wird eine Transaktionsnummer vergeben, die dann
in der Bestellung gespeichert wird.
Schritt 3: Import der Bestellung in der Warenwirtschaft
Die Bestellung kann jetzt in die Warenwirtschaft importiert werden. Dazu
wird in der Regel eine Shop-Schnittstelle eingesetzt, die auf den Onlineshop und die Warenwirtschaft abgestimmt ist.
Schritt 4: Erstellen des Lieferscheins und der Rechnung
Nach dem Import der Bestellung in die Warenwirtschaft werden die
Versandpapiere (Lieferschein und Paket-Aufkleber und ggf. weitere)
erstellt. Im Anschluss daran wird die Rechnung erzeugt.
Schritt 5: Buchen der Rechnung in der Finanzbuchhaltung
Nach Erstellung der Rechnung kann jetzt die Buchung für die
Ausgangsrechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dies kann über
3 Wege erfolgen:
- Import als Datei (zum Beispiel am Ende des Tages als Tagesabschluss oder
Monatsabschluss) - Direkte Erstellung der Buchung über eine integrierte Schnittstelle (API)
- Manuelles Buchen
Nach meiner Erfahrung wird die erste Variante am häufigsten genutzt.
Zu diesem Zeitpunkt entsteht ein offener Posten (OP) in der
Finanzbuchhaltung für das Kunden-Konto, obwohl die Zahlung eigentlich schon
über den Zahlungsanbieter geleistet wurde. Dieser offene Posten bleibt
zunächst unausgeglichen und weist einen negativen Saldo aus.
Schritt 6: Buchen des Zahlungseingangs
Um den offenen Posten gegen die geleistete Zahlung wieder auszugleichen,
stellen Zahlungsanbieter meistens eine Art Kontoauszug zur Verfügung. Mit
Hilfe des Kontoauszugs ist es möglich, den offenen Posten auf dem
Kunden-Konto wieder auszugleichen, damit keine offenen Forderungen
angemahnt werden.
Die Herausforderung dabei ist, die passende Transaktionsnummer zur
richtigen Rechnungsnummer wiederzufinden. Der Grund ist, dass der
Zahlungsanbieter die erst viel später im Prozess entstandene
Rechnungsnummer nicht kennt und damit nicht auf dem Kontoauszug angeben
kann. Die Finanzbuchhaltung "kennt" die von Zahlungsanbieter vergebenen
Transaktionsnummer ebenfalls nicht.
Beispiel:
-
Die Bestellung wird mit der Nummer 208487 in die Warenwirtschaft
importiert. Der Kunde erhält die Kundennr. 12565 und die Transaktionsnummer
der Zahlung lautet TX78ZH3269F3Q. - Die Rechnung erhält die Rechnungsnummer 415789.
-
In die Finanzbuchhaltung wird nun die Rechnungsnr. (Belegnummer) 415789
zu dem Kunden 12565 übermittelt. Es entsteht ein offener Posten, der die
Nummer der Rechnung trägt. -
Der Kontoauszug vom Zahlungsanbieter enthält eine Auflistung mit dem
Brutto-Betrag, der Transaktionsnummer, sowie das Datum der Zahlung jeder
einzelnen Zahlung. -
Das Problem:
Die Zuordnung zwischen der Rechnungsnr. und der Transaktionsnummer
passiert nicht automatisch, da die Transaktionsnr. in der
Finanzbuchhaltung nicht bekannt ist.
Um diesem Problem zu begegnen, haben einige ERP-Anbieter Lösungen im
Einsatz, die Anhand einer gewissen "Intelligenz" beim Buchen von
Kontoauszügen versuchen, die richtige Transaktion zum offenen Posten
zuzuordnen. Dieses Verfahren ist darauf optimiert, dass bei der Zahlung die
Rechnungsnummer angegeben wurde (wie im Verwendungszweck einer
Überweisung). Fehlt diese Rechnungsnummer aber, gelingt der Abgleich häufig
nur noch dann, wenn der Brutto-Betrag und das Datum gefunden werden und
diese einzigartig sind.
Dieses Verfahren ist eher für "normale" Rechnungen geeignet, welche später
per Überweisung beglichen werden, kann aber auch unter bestimmten Umständen
zusammen mit E-Commerce-Zahlungsanbietern funktionieren.
Solche Abgleichs-Verfahren scheitern aber vor allem dann, wenn ähnliche
Beträge gezahlt werden (zum Beispiel, wenn oft einzelne Artikel bestellt
werden, die einen gleichen Preis haben). Bei sehr vielen Transaktionen ist
das Verfahren ebenfalls fehlerbehaftet.
Datenabgleich mit Zahlungsanbietern
Um das Problem zu lösen, kann eine Software speziell für den Datenabgleich
mit Zahlungsanbietern eingesetzt werden. Solche Schnittstellen sind darauf
optimiert, dass zum Zeitpunkt der Zahlung noch keine Rechnungsnummer
bekannt ist.
Dazu "besorgt" sich die Schnittstelle fehlende Daten aus den Daten der
Warenwirtschaft, des Onlineshops und der Finanzbuchhaltung und erstellt die
Ausgleichsbuchung für die offenen Posten selbstständig.
Für eine solche Schnittstelle sind folgende Voraussetzungen nötig:
Kontoauszug
Der Kontoauszug wird vom Zahlungsanbieter bereitgestellt. Er enthält die
Transaktionsnummer, das Datum, den Zahlungsbetrag und meistens die
E-Mail-Adresse des Kunden. Falls eine integrierte Schnittstelle mittels API beim Anbieter zur Verfügung steht, ist
diese vorzuziehen. In allen anderen Fällen benötigt man Dateien, die
meistens im CSV-Format bereitgestellt werden und die Transaktionen
enthalten.
Verbindung zum Onlineshop
Die Transaktionsnummer kann im Zusammenhang zur Bestellung im Onlineshop
wiedergefunden werden, da sie bei der Autorisierung dort hinterlegt wurde.
Verbindung zu Warenwirtschaft
Mit der Nr. der Bestellung wird dann die Rechnungnr. in der Warenwirtschaft
gesucht. Mit Hilfe der Rechnungsnummer ist die Zuordnung zu dem OP der
Finanzbuchhaltung möglich, weil die Nummern übereinstimmen.
Zusammen mit diesen Daten kann die Schnittstelle schließlich eine Buchung
erzeugen, welche die Zahlung des Kunden enthält. Dadurch sorgt sie für den
Ausgleich der Zahlung im offenen Posten.
ERP-System (Entersprise Resource Planning)
Mit einem ERP-System wird Software bezeichnet, die verschiedene
Unternehmens-Lösungen in einer Software vereinen. Dazu gehören in der Regel
Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Je nach Anbieter sind viele
weitere Bereiche integriert. Das kann zum Beispiel Software für die
Fertigung/Produktion sein, ein CRM-System zur Kundenbeziehungs-Pflege
oder Lösungen aus dem Bereich Personal- und Dokumentenmanagement. Da
sich die Bereiche oft vermischen und keine klare Abgrenzung gemacht
wird, wird der Begriff "ERP-System" häufig synonym auch für einzelne
Teile von Unternehmens-Software einsetzte, sehr oft zum Beispiel für
Warenwirtschaftssysteme/Faktura-Software. Mehr Informationen gibt es bei Wikipedia.
Erweiterungen und Ausblick
Fast alle Zahlungsanbieter berechnen Gebühren, die natürlich auch in der
Buchhaltung hinterlegt werden müssen. Insbesondere Anbieter, die für jede
einzelne Transaktion Gebühren ausweisen, können der händischen Buchhaltung
viel Aufwand bereiten (zum Beispiel beim Zahlungsanbieter PayPal), weil
dann die doppelte Menge an Transaktionen gebucht werden müssen.
Hier ist es mit einer Schnittstelle zum Zahlungsausgleich zusätzlich
möglich, die Transaktions-Gebühren automatisch auf ein Gebührenkonto buchen
zu lassen und dadurch viel Zeit bei der Verbuchung von Zahlungen zu sparen.
Fazit
Bei dem Aufbau von Onlineshops mit Zahlungsanbietern wird häufig erst ganz
zum Schluss an die Bedürfnisse der Buchhaltung gedacht. Das hat zur Folge,
dass nicht selten die Buchhalterinnen und Buchhalter manuell Zahlungen in
mehreren Systemen "suchen" müssen, um die korrekten Buchungssätze zum
Ausgleich der offenen Posten zu erstellen. Das ist aufwendig, darüber
hinaus eine lästige Tätigkeit und schließlich aufgrund der manuellen
Erfassung anfällig für Fehler.
Unternehmen, welche die alltäglichen Buchungen von einem Steuerberater
anfertigen lassen, müssen diese Zusatzleistung in der Regel extra bezahlen.
Diese zusätzliche Arbeit muss aber nicht sein.
Mit Hilfe einer Schnittstelle zum Zahlungsausgleich lässt sich dieses
Verfahren meist vollständig automatisieren. Der Gewinn liegt auf der Hand:
Neben viel Zeitersparnis gibt es deutlich mehr Sicherheit in den Daten und
es gibt keine manuellen Erfassungsfehler mehr.
Sie benötigen eine solche Schnittstelle zum Zahlungsausgleich?
Nehmen Sie gern mit mir Kontakt auf. Wir besprechen gemeinsam, ob Ihr
Anwendungsfall automatisiert werden kann, wo die besonderen
Anforderungen liegen und welche Grenzen es gibt.
