Praxisbeispiel: Bestellungen aus Shopware in die HS Auftragsbearbeitung importieren

In diesem Praxisbeispiel wird beschrieben, wie man Bestellungen aus einem Shopware Online-Shop an die HS Auftragsbearbeitung überträgt.


Anwendungsfall

Shop-Schnittstelle zwischen Shopware und der HS Auftragsbearbeitung

Im Bereich von mittelständischen ERP-Lösungen ist eine funktionierende Shop-Schnittstelle ein sehr wichtiger Bestandteil der E-Commerce-Strategie. In diesem Beispiel wird gezeigt, wie unter Berücksichtigung von bestehenden Kundendaten Shopware-Bestellungen in die HS Auftragsbearbeitung importiert werden können.

Ausgangslage

Es wird das Shopsystem Shopware eingesetzt, das sich zurzeit (Stand: 2016) wachsender Beliebtheit erfreut und laut einer Umfrage von t3n und versaCommerce bereits mit 20% Marktanteil bei kleinen und mittelständischen Online-Händlern in Deutschland punkten kann.

Das Unternehmen in diesem Beispiel ist neu im Online-Handel und hat noch weitere Vertriebskanäle. Die Warenwirtschaft ist damit die sprichwörtliche Drehscheibe rund um alle Handels-Aktivitäten. Mit dem Online-Shop kommt ein weiterer Vertriebskanal hinzu, der daran angeschlossen werden muss. Als Warenwirtschaftssystem kommt die HS Auftragsbearbeitung von HS - Hamburger Software zum Einsatz, die auch unter dem Namen DATEV Auftragsbearbeitung bekannt ist.

Zielstellung

Kunden-Bestellungen aus dem Shopware Online-Shop sollen in die HS Auftragsbearbeitung übertragen werden. Dabei gibt es aufgrund der Struktur der Warenwirtschafts-Software einige Herausforderungen zu bewältigen.

Kunden

Es kann vorkommen, dass Kunden im Online-Shop bestellen, die bereits eine Kundennummer in dem Unternehmen haben. In dem Fall soll die Shop-Schnittstelle den Kunden anhand der E-Mail-Adresse automatisch erkennen und der Bestellung vor der Übergabe zuordnen.

Das ist in der Realisierung viel einfacher und praxisorientierter, als würde man regelmäßig den gesamten Kundenstamm auch an den Online-Shop übertragen müssen. Nicht jeder Kunde wird auch im Online-Shop bestellen. Daher ist eine nachträgliche Zuordnung des richtigen Kunden am Ende der beste Weg für dieses Praxisbeispiel.

Falls der Kunde neu ist und keine passende Kundennummer gefunden wurde, soll er neu angelegt werden. Die Auftragsbearbeitung soll die nächste freie Kundennummer vergeben. Die neue Kundennummer soll dann natürlich der Bestellung zugeordnet werden.

Fehlende Artikel

Ein weiteres Ziel ist ein tolerantes Verhalten bei Fehlern. Dazu werden bestimmte regelmäßige Fehlersituationen automatisch behandelt. Wird zum Beispiel eine Artikelnummer in Shopware bestellt, die in der HS Auftragsbearbeitung nicht vorhanden ist, soll automatisch eine Standard-Artikelnummer verwendet werden. Der Grund ist, dass die HS Auftragsbearbeitung nur bekannte Artikelnummern verarbeiten kann.

Doppelte Bestellimporte

Es soll verhindert werden, dass eine Bestellung doppelt in die HS Auftragsbearbeitung importiert wird. Dazu wird die Nummer der Bestellung in die Auftragsnummer des Belegs geschrieben. Diese Nummer soll erkannt werden und ein doppelter Import damit verhindert werden.

Anwenderfreundlichkeit

Die Shop-Schnittstelle soll von Endanwendern bedient werden, damit vor der Übernahme der Bestellung in die Warenwirtschaft noch Korrekturen durchgeführt werden können (also nicht vollkommen automatisch im Hintergrund).

Ein Problem, das oft vorkommt, sind fehlerhafte Liefer- und Rechnungsadressen. Diese sollen in der Shop-Schnittstelle bearbeitet werden können und erst danach in die HS Auftragsbearbeitung übernommen werden. Dies spart mehrfache Korrekturarbeiten in dem Kunden-Datensatz, der Bestellung oder eventuell sogar in der Finanzbuchhaltung.

Vorgehen

Um die Ziele zu erreichen, kommt eine Software zum Einsatz, die auf dem Desktop-Rechner läuft. Diese Software verbindet sich ähnlich wie ein E-Mail-Programm mit dem Online-Shop und ruft die Bestellungen ab.

Shop-Schnittstelle für die HS Auftragsbearbeitung: Bestellungen importieren
Shop-Schnittstelle für die HS Auftragsbearbeitung: Bestellungen importieren

Anschließend werden die in der Zielstellung beschriebenen Punkte von der Software geprüft. Dazu verbindet sich die Shop-Schnittstelle direkt mit der Datenbank der HS Auftragsbearbeitung und prüft, dass eine Bestellung noch nicht vorhanden ist und alle Artikel angelegt sind. Weitere Prüfungen erfolgen ebenfalls automatisch, zum Beispiel wird geprüft, ob der Kunde vorhanden ist.

Ist die Bestellung in Ordnung, wird sie in eine oder mehrere Import-Dateien übersetzt und über den Datenimport der HS Auftragsbearbeitung importiert. Dazu wird die Programmfunktion „Fortlaufender Import“ der HS Auftragsbearbeitung eingesetzt, die ein bestimmtes Import-Verzeichnis überwacht und alle Dateien importiert, die dort abgelegt werden.

Verzeichnisüberwachung des fortlaufenden Imports innerhalb der HS Auftragsbearbeitung
Verzeichnisüberwachung des fortlaufenden Imports innerhalb der HS Auftragsbearbeitung


Vorbereitungen

In Shopware sollten die gleichen Artikelnummern wie in der HS Auftragsbearbeitung verwendet werden. In der HS Auftragsbearbeitung sollte zudem eine Brutto-Preisliste angelegt werden, damit eine korrekte Steuerberechnung bei Endkundenbestellungen funktioniert.

Onlineshop-Preisliste (Brutto) in der HS Auftragsbearbeitung anlegen
Onlineshop-Preisliste (Brutto) in der HS Auftragsbearbeitung anlegen

Die Brutto-Preisliste muss in allen Artikelarten zugeordnet werden, die Onlineshop-Artikel enthalten. Dabei darf nicht vergessen werden, dort die Steuer auch
Die Brutto-Preisliste muss in allen Artikelarten zugeordnet werden, die Onlineshop-Artikel enthalten. Dabei darf nicht vergessen werden, dort die Steuer auch "Brutto" einzustellen.

Falls keine Brutto-Preisliste verwendet wird, kann es bei Brutto-Bestellungen (also Endkunden-Bestellungen) vorkommen, dass die Steuerberechnung im Beleg in der HS Auftragsbearbeitung später um wenige Cents von der Bestellung abweicht. Das sollte dringend vermieden werden, da die Vorschriften für Endkunden-Online-Shops hier keine Abweichungen vorsehen.

Weiterhin bietet sich an, in der Warenwirtschaft die E-Mail-Funktion zu aktivieren. Das hat den Vorteil, dass man nach der automatischen Bestellbestätigungs-E-Mail, die aus Shopware versendet wird, alle weiteren E-Mails aus der Auftragsbearbeitung versenden kann. Das kann zum Beispiel die verbindliche Auftragsbestätigung sein oder später die Rechnung.

Beleg aus der HS Auftragsbearbeitung per E-Mail senden
Beleg aus der HS Auftragsbearbeitung per E-Mail senden

Weitere wichtige Punkte sind auch die Berechnung von Versand- und Zahlungskosten. Diese werden von Shopware als eigenständige Artikel-Positionen übergeben. Diese Artikelnummern müssen in der HS Auftragsbearbeitung ebenfalls als Artikel oder als Kondition vorhanden sein.

Artikel in der HS Auftragsbearbeitung anlegen
Artikel in der HS Auftragsbearbeitung anlegen

Kondition in der Auftragsbearbeitung anlegen
Kondition in der Auftragsbearbeitung anlegen

In Shopware muss noch ein Benutzer eingerichtet werden, der API-Zugriff hat. Wie das gemacht wird, ist in diesem Blog-Beitrag beschrieben.

Schnittstellen-Software installieren

Zunächst muss die Shop-Schnittstelle installiert werden. Dazu wird ein MSI-Installationspaket ausgeführt, das über einen Installationsassistenten auf dem Windows-Rechner installiert wird.

Installationsassistent der Shop-Schnittstelle für die HS Auftragsbearbeitung
Installationsassistent der Shop-Schnittstelle für die HS Auftragsbearbeitung

Software downloaden

Shop-Schnittstelle konfigurieren

Anschließend muss die Shop-Schnittstelle konfiguriert werden. Dazu wird die Shop-Schnittstelle zunächst aus dem Windows-Startmenü gestartet.

In der Schnittstelle wird unter anderem eingestellt, mit welcher Datenbank der HS Auftragsbearbeitung sie verbunden werden und mit welchem Benutzer sie sich bei Shopware anmelden soll.

Einstellungen aufrufen
Einstellungen aufrufen

Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:

Für Shopware

  • Shop-URL
  • API-Benutzer
  • Passwort

Für die HS Auftragsbearbeitung

  • Datenquelle (ODBC)
  • Benutzer
  • Passwort
  • Belegart für Shop-Bestellungen (z. B. „AB“ für Auftragsbestätigungen)
  • Import-Modus (Erstellung von „normalen“ Import-Dateien oder Nutzung des "Fortlaufenden Imports")
  • Ziel-Verzeichnis für Import-Dateien
  • Standard-Artikelnummer für nicht vorhandene Artikel

Bestellungen aus Shopware abrufen

Nachdem die Shop-Schnittstelle konfiguriert ist, können Bestellungen abgerufen werden. Mit einem Klick auf „Bestellungen abrufen“ werden alle Shop-Bestellungen aus Shopware heruntergeladen und angezeigt.

Bestellungen aus Shopware abrufen
Bestellungen aus Shopware abrufen

Bestellungen prüfen und in die HS Auftragsbearbeitung importieren

Bestellungen, die Fehler oder Warnungen aufweisen, sollten genauer geprüft werden. Dazu zeigt die Shop-Schnittstelle für die HS Auftragsbearbeitung im unteren Bereich Details zu der Bestellung an. Eine typische Warnung wäre eine in der Warenwirtschaft fehlende Artikelnummer. In diesem Praxisbeispiel sollen in der HS Auftragsbearbeitung fehlende Artikelnummern durch eine Standardartikelnummer ersetzt werden.

Anzeige von Warnungen in der Bestellungen: In diesem Fall fehlt die Artikelnummer des Shops in der Auftragsbearbeitung und wird durch eine zuvor eingestellte Standardartikelnummer ersetzt
Anzeige von Warnungen in der Bestellungen: In diesem Fall fehlt die Artikelnummer des Shops in der Auftragsbearbeitung und wird durch eine zuvor eingestellte Standardartikelnummer ersetzt

Bei Bedarf können die Artikelnummern manuell geändert werden und ein passender Artikel aus den Stammdaten der HS Auftragsbearbeitung gewählt werden.

Artikelnummer vor der Übernahme innerhalb der Shop-Schnittstelle ändern
Artikelnummer vor der Übernahme innerhalb der Shop-Schnittstelle ändern

Wenn der Kunde nicht neu angelegt werden soll, kann ein vorhandener Kunde aus der Liste gewählt werden. Ist kein Kunde eingetragen, wird er neu angelegt.

Wichtig: Die automatische Neuanlage von Kunden funktioniert nur, wenn der „fortlaufende Import“ eingesetzt wird. Bei dem reinen Datei-Import wird entweder ein vorhandener Kunde gewählt oder eine Standard-Kundennummer (wie z. B. „17777 - Shopkunden“) verwendet.

Kundennummer vor dem Import ändern
Kundennummer vor dem Import ändern

Wenn alle Änderungen an den Bestellungen abgeschlossen sind, können sie in der Liste mit einem Haken markiert werden. Nach Klicken auf „Shop-Bestellungen übernehmen“ wird der Import in die HS Auftragsbearbeitung gestartet.

Onlineshop-Bestellungen an die Warenwirtschaft "HS Auftragsbearbeitung" übergeben
Onlineshop-Bestellungen an die Warenwirtschaft "HS Auftragsbearbeitung" übergeben

Während der Import läuft, bleiben die Bestellungen in der Liste stehen und werden mit einem Status-Symbol (Uhr) markiert. Sobald die Bestellungen erfolgreich übernommen worden sind, werden Sie nicht mehr angezeigt.

Während des Imports von Shop-Bestellungen in die HS Auftragsbearbeitung werden die Bestellungen als "wartend" markiert
Während des Imports von Shop-Bestellungen in die HS Auftragsbearbeitung werden die Bestellungen als "wartend" markiert

In der Auftragsbearbeitung sind jetzt neue Belege und neue Kunden entstanden. Diese können wie gewohnt weiterverarbeitet werden (zum Beispiel in eine Rechnung abgerufen werden oder nach einer Prüfung die Auftragsbestätigung per E-Mail versenden).

Beleg-Kennzeichen (Auftragsbestätigung) nach der Import aus dem Onlineshop
Beleg-Kennzeichen (Auftragsbestätigung) nach der Import aus dem Onlineshop

Beleg-Positionen (Auftragsbestätigung) nach der Import aus Shopware
Beleg-Positionen (Auftragsbestätigung) nach der Import aus Shopware

Außerdem wurde ein Kunde angelegt und die Lieferadresse standardmäßig eingetragen.

Kundenstammdaten nach dem Import aus Shopware
Kundenstammdaten nach dem Import aus Shopware

Lieferadresse im Kundenstamm der Auftragsbearbeitung nach dem Import aus Shopware
Lieferadresse im Kundenstamm der Auftragsbearbeitung nach dem Import aus Shopware

Fazit und Ausblick

Ein wichtiger Schritt, vielleicht sogar der wichtigste Schritt bei der Automatisierung im E-Commerce, ist die automatische Übernahme von Bestellungen in die Warenwirtschaft. Dieses Praxisbeispiel hat anhand von Shopware und der HS Auftragsbearbeitung gezeigt, wie das funktionieren kann.

Neben Bestellungen gibt es noch viele weitere Daten, die zwischen einem Online-Shop und des Warenwirtschaftssystems ausgetauscht werden können. Erweiterungen können bei den folgenden Punkten sinnvoll sein:

  • Lagerbestände synchronisieren
  • Artikeldaten aus der Warenwirtschaft übergeben
  • Endkunden- und Händlerpreise aus der HS Auftragsbearbeitung übermitteln
  • Pflege des kompletten Shops aus der HS Auftragsbearbeitung heraus ohne sich regelmäßig ins Shop-Backend einloggen zu müssen
  • Kundendaten (bestimmte Gruppen, z. B. Händler) automatisch in Shopware anlegen
  • Und so weiter...

Die Automatisierungsmöglichkeiten sind fast endlos und bieten großes Potenzial für Online-Händler, Prozesskosten zu reduzieren und automatisierte, zeitgemäße Abläufe zu etablieren.

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