Praxisbeispiel: Bestandsabgleich mit Shopware und Excel

In diesem Praxisbeispiel wird beschrieben, wie einfach in Excel geführte Lagerbestände an einen Shopware-Shop übertragen werden können.


Anwendungsfall

Lagerbestände mit Excel an Shopware übertragen

In vielen Unternehmen ist Excel ein fester Bestandteil im Controlling und wird von vielen Warenwirtschafts-Systemen unterstützt. Es liegt daher nahe, Excel auch für Schnittstellen einzusetzen. In diesem Praxisbeispiel wird gezeigt, wie man Lagerbestände aus Excel an einen Shopware-Shop überträgt.

Ausgangslage

Es gibt eine Lagerbestandsliste im Excel-Format, die aus dem Warenwirtschaftssystem regelmäßig exportiert wird.

Beispielhafter Aufbau der Excel-Tabelle mit Bestandsinformationen aus der Warenwirtschaft

Zielstellung

Diese Lagerbestandsliste soll zum Online-Shop übertragen werden, der auf Shopware basiert. Die Bestände der Produkte sollen anschließend im Shop geändert sein.

Bestandsanzeige im Shopware-Shop

Durch regelmäßige Aktualisierung des Lagerbestands sollen Überverkäufe verhindert werden und den Kunden stets aktuelle Bestandsinformationen zur Verfügung gestellt werden.

Ist der Artikel nicht mehr auf Lager, soll er automatisch deaktiviert werden.

Vorgehen

Es wird 1x täglich morgens zu Beginn eines Arbeitstages eine aktuelle Bestandsliste aus dem Warenwirtschaftssystem exportiert.

Eine Ein-Klick-Lösung soll diese Bestände direkt aus der Excel-Tabelle an Shopware übermitteln und die Artikel aktualisieren.

Dazu soll keine gesonderte Webseite besucht werden, sondern eine Software auf dem Arbeitsplatzrechner gestartet werden.


Vorbereitungen

Es wird eine Excel-Tabelle aus der Warenwirtschaft erzeugt, die mindestens 2 Spalten hat: Artikelnummer und Lagerbestand.

Um eine korrekte Zuordnung zu erreichen, muss geprüft werden, ob die Artikel in der Excel-Tabelle die selben Artikelnummern tragen wie im Shop-System (es muss auch auf die Artikelnummern eventueller Artikelvarianten geachtet werden).

In Shopware muss noch ein Benutzer eingerichtet werden, der API-Zugriff hat. Wie das gemacht wird, ist in diesem Blog-Beitrag beschrieben.

Schnittstellen-Software installieren

Zunächst muss die Software installiert werden, mit der die Bestände aktualisiert werden sollen. Dazu wird ein MSI-Installationspaket ausgeführt, das über einen Installationsassistenten auf dem Windows-Rechner installiert wird.

Software downloaden

Lagerbestände aus der Warenwirtschaft in eine Excel-Datei exportieren

Es muss zunächst ein Export der Bestände in die Excel-Tabelle gemacht werden. Diese Excel-Datei enthält die Bestände zu dem Zeitpunkt des Exports.

Schnittstelle starten

Nach der Installation wird die Schnittstelle aus dem Windows-Startmenü heraus gestartet.

Schnittstellen-Software konfigurieren

In der Schnittstellen-Software muss die Verbindung zu Shopware konfiguriert werden.

Dazu werden die folgenden Einstellungen vorgenommen:

  • Shop-URL
  • API-Benutzer
  • API-Schlüssel

Anschließend wird die Excel-Datei ausgewählt.

Dann wird die Zuordnung der Spalten der Excel-Tabelle gemacht: Es muss angegeben werden, in welcher Spalte die Artikelnummer steht und in welcher Spalte der aktuelle Bestand. Optional kann eine weitere Spalte für den Lager-Mindestbestand angegeben werden.

Bestands-Update in Shopware durchführen

Durch einen Klick auf "Lagerbestände übertragen" werden die Lagerbestände aus der Excel-Tabelle ausgelesen und an den Shopware-Online-Shop übertragen.

Fazit und Ausblick

Der Bestandsabgleich über Excel funktioniert gut für einen Shopware-Online-Shop, wenn Aktualisierungen selten notwendig sind (zum Beispiel 24x täglich, stündlich). Die Software kann darüber hinaus mittels Parameter auch automatisiert werden und lässt dadurch regelmäßige Bestands-Abgleiche zu.

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