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Veröffentlicht am 1. April 2017 von Daniel Peters
62 Fragen, die Sie vor der Auswahl einer Schnittstelle zwischen Shop- und ERP-System stellen sollten

Planen Sie, Ihre Warenwirtschaft mit Ihrem Online-Shop zu verbinden? Wenn ja, dann haben Sie sich bestimmt bereits über Schnittstellen-Software informiert und werden über eine Fülle von Funktionen und Schnittstellen-Kombinationen "gestolpert" sein. Um ein wenig Licht in den Schnittstellen-Dschungel zu bringen, können Sie in diesem Artikel nachlesen, welche Fragen Sie sich vor der Auswahl einer Shop-Schnittstelle stellen sollten, um keine bösen Überraschungen zu erleben.

Der Auswahlprozess bei Business-Software ist leider nie wirklich einfach.

Zunächst einmal muss man sich über den eigenen Bedarf Klarheit verschaffen. Was anfangs einfach klingt, mündet fast immer einer schieren Masse an Detailfragen, auf die es schwerfällt, eine adäquate Antwort zu finden.

Leider ist die falsche Einschätzung einer Frage fast immer mit Folgen verbunden, die mal mehr, mal weniger schwer wiegen. So kann Unsicherheit in einem dieser Punkte dazu führen, sich für die falsche Software zu entscheiden. Die finanziellen Konsequenzen sind dann meistens spürbar und das E-Commerce-Projekt wird deutlich verzögert.

Um das zu vermeiden, habe ich in diesem Artikel Fragen zusammengestellt, die Sie sich bei der Auswahl einer Shop-Schnittstelle für Ihre Warenwirtschaft stellen sollen. Damit können Sie Ihren Bedarf ermitteln und Schnittstellen-Anbieter miteinander vergleichen.

Wie funktionieren diese Fragen?

Sie sollten bei jeder dieser Fragen für sich beurteilen, ob sie für die überhaupt relevant ist:

  • Muss
  • Kann
  • Nicht wichtig

Wenn Sie in einem weiteren Schritt verschiedene Anbieter vergleichen, können Sie die für Sie wichtigen Fragen noch einmal heranziehen und in die Bewertung einfließen lassen.

Am Ende des Artikels können Sie sich den Fragenkatalog in einer praktischen Checkliste als PDF-Datei kostenlos per E-Mail zusenden lassen.

Auswahl der Lösung

Allgemein

1. Ist die Lösung ist für den deutschen Markt ausgerichtet?

2. Ist die Lösung ist für den deutschsprachigen Markt (D, A, CH) ausgerichtet?

3. Ist Lösung ist für den EU-Markt ausgerichtet?

4. Ist die Lösung ist für den internationalen Markt ausgerichtet?

5. Ist es möglich, mehrere Shops (Multishop) zu verwalten?

6. Kann die Schnittstelle mehrere Mandanten im ERP-System bedienen?

Das ist für Sie nur wichtig, wenn Sie mehrere Mandanten/Firmen im ERP-System betreiben, die mit verschiedenen Shops verbunden werden müssen. Schauen Sie besonders bei diesem Punkt genau hin, ob die Funktionen für Sie praxistauglich gelöst sind und die vielen speziellen Anforderungen, die mehrere Mandanten üblicherweise haben, abgebildet werden können.

7. Ist die Einrichtung durch den Anwender selbst oder ist diese nur durch den Anbieter möglich?

Wenn die Einrichtung nur durch den Anbieter möglich ist, prüfen Sie, mit welchen Kosten Sie dafür rechnen müssen und wie hoch die Folgekosten (z. B. bei Konfigurationsänderungen) wären.

8. Ist eine für Laien verständliche Dokumentation vorhanden?

Prüfen Sie, ob auch ein Nicht-Techniker die Dokumentation verstehen kann. Bei Standardsoftware stellen die Anbieter das Benutzerhandbuch in der Regel vorab kostenlos zur Verfügung.

9. Gibt es spezielle Anleitungen für die verschiedenen Shop- und ERP-Systeme?

Gemeint sind Praxis-Leitfäden für spezielle Kombinationen aus Shop- und ERP-System, das Ihren konkreten Anwendungsfall trifft.

Aufbau der Software

10. Wird die Schnittstelle lokal (auf dem Arbeitsplatzrechner) installiert und hat sie eine Benutzeroberfläche?

11. Ist die Schnittstelle als vollautomatischer Hintergrundprozess ohne Benutzeroberfläche ausgelegt?

Überlegen Sie in diesem Punkt genau, was Sie sich vorstellen. Soll die Schnittstelle eher im Hintergrund automatisch arbeiten („Blackbox“ mit Logbüchern) oder möchten Sie lieber eine Software mit Benutzeroberfläche, die Ihnen sofortige Rückmeldung gibt, was gerade passiert? Es sind auch Kombinationen möglich, wobei dies die Auswahl stark einschränken dürfte.

Datenübertragung

12. Ist die Datenübertragung zwischen Shop und ERP-System durch eine Benutzerinteraktion (z. B. Klicken auf eine Schaltfläche) möglich?

13. Kann die Datenübertragung nach Zeitsteuerung stattfinden, solange das Programm auf dem Computer geöffnet ist?

14. Kann eine automatische Datenübertragung ohne Benutzerinteraktion im Hintergrund laufen? (z. B. auf einem Server)

Protokollierung

15. Werden sämtliche Abläufe protokolliert, um bei Fehlern reagieren zu können (z. B. in einer Datei)?

16. Wird bei Fehlern eine gesonderte Benachrichtigung an den Administrator gesendet (z. B. per E-Mail)?

17. Wird eine Benachrichtigung des Benutzers bei Fehlern stattfinden (z. B. als Fehlermeldung auf dem Bildschirm oder per E-Mail)?

Bestellungen verarbeiten

18. Kann die Schnittstelle Bestellungen aus dem Online-Shop an das ERP-System übertragen?

19. Kann die Schnittstelle erkennen, ob die Bestellung im ERP-System schon vorhanden ist, um doppelte Bestellungen zu vermeiden?

20. Kann der Bestellstatus im Online-Shop durch die Schnittstelle geändert werden?

Damit lässt sich die Bestellung zum Beispiel als "in Bearbeitung" oder als versendet markieren. Prüfen Sie, ob die automatischen Kunden-E-Mails auch dann von Ihrem Shop verschickt werden, wenn die Statusänderung durch die Schnittstelle gemacht wird.

21. Erfolgt eine centgenaue, korrekte Umrechnung von Bruttopreisen zu Nettopreisen, falls dies durch das ERP-System notwendig ist?

Diese Funktion ist dann wichtig, wenn Ihr Online-Shop mit Bruttopreisen arbeitet, diese von Ihrer Warenwirtschaft aber nicht verarbeitet werden können. Um dann gleiche Endbeträge zu erhalten, müssen die Einzelpreise meistens mit 3 oder 4 Nachkommastellen berechnet werden.

22. Kann die Rechnungsadresse an die Warenwirtschaft übergeben werden?

23. Kann die Lieferadresse an die Warenwirtschaft übergeben werden?

24. Kann die Umsatzsteuer-ID-Nr. übergeben werden?

Dies ist dann notwendig, wenn Sie EU-Firmenkunden steuerfreie Rechnungen ausstellen möchten.

25. Kann der Zahlungs-Status an das ERP-System übergeben werden?

Dies kann zum Beispiel zur Verwaltung von Vorkassen-Bestellungen notwendig sein, falls der Zahlungsabgleich nicht im ERP-System stattfindet, sondern automatisch über den Shop. In der Regel werden nur vollständig bezahlte Bestellungen vom Shop an das ERP-System übermittelt. Die Ausnahmen „Vorkasse“ und „Rechnung“ werden meistens im ERP-System verwaltet und erst nach Freigabe versendet. Diese Funktion ist nur sehr selten notwendig.

26. Kann die Bankverbindung des Kunden an das ERP-System übergeben werden?

Falls Sie Lastschriften zulassen und diese über das ERP-System einziehen, benötigen Sie die Bankverbindung des Kunden.

Artikelabweichungen feststellen

27. Erfolgt eine Prüfung auf Vorhandensein von Artikeln im ERP-System beim Einlesen von Bestellungen?

28. Können Preisfehler erkannt werden?

Es kommt vor, dass im Shop andere Preise angelegt sind, als im ERP-System. Die Abweichung entsteht durch Eingabefehler oder ist manchmal (z. B. durch Sonderaktionen) auch so gewollt. Diese Preisfehler könnten von einer Schnittstelle erkannt und gemeldet werden.

29. Ist die Toleranz bei Preisfehlern einstellbar?

Preisfehler zu melden, ist eventuell erst sinnvoll, wenn ein bestimmter Schwellenwert erreicht wurde.

Kunden

30. Kann die Schnittstelle Kundendaten zwischen Online-Shop und ERP-System auszutauschen?

31. Können die Kundendaten auch ohne Bestellung synchronisiert werden?

32. Können bestehende Kundendaten aus dem ERP-System an das Shop-System übergeben werden?

Dies wird zum Beispiel dann gemacht, wenn vorhandene Kunden (Geschäftskunden) im ERP-System existieren und auch einen Zugang im Shop haben sollen. Dies geht oft mit kundenspezifischen Sonderpreisen einher.

33. Vermeidet die Schnittstelle die doppelte Anlage von Kunden?

34. Kann die Schnittstelle im ERP-System vorhandenen Kunden anhand einer Nummer (Kundennummer) erkennen?

Wichtig ist hier, dass beiden Systemen (ERP- und Shop-System) eine eindeutige Nummer bekannt ist. Es könnte zum Beispiel eine Shop-Kundennummer an das ERP-System übermittelt werden, selbst wenn dies nicht der realen Debitorennummer entspricht. Diese Shop-Kundennummer würde von Shop-System verwaltet werden.

35. Kann die Schnittstelle im ERP-System vorhandenen Kunden anhand der E-Mail-Adresse erkennen?

In diesem Fall ist die eindeutige Nummer zweitrangig

36. Kann die Schnittstelle im ERP-System vorhandenen Kunden anhand der Anschrift erkennen?

In diesem Fall ist die eindeutige Nummer zweitrangig

Kategoriedaten austauschen

37. Unterstützt die Schnittstelle den Austausch von Kategorien-Daten?

38. Kann das ERP-System als führendes System eingestellt werden?

39. Kann der Online-Shop als führendes System eingestellt werden?

Artikeldaten austauschen

40. Unterstützt die Schnittstelle den Austausch von Artikeldaten?

41. Kann das ERP-System als führendes System gewählt werden?

42. Kann der Online-Shop als führendes System gewählt werden?

43. Werden Artikel-Varianten von der Schnittstelle unterstützt?

Hier gibt es häufig die Problematik, dass die Varianten im Shop- und ERP-System sehr unterschiedlich funktionieren. Wenn dieser Punkt für Sie wichtig ist, sollten Sie ihm besondere Aufmerksamkeit widmen.

44. Werden Downloadartikel unterstützt?

45. Werden mehrere Preislisten unterstützt?

Zum Beispiel eine Endkundenpreisliste und eine Händlerpreisliste

46. Werden spezielle Kundenpreise unabhängig von Preislisten unterstützt?

Viele Shop-Systeme haben diese Funktion nicht – dann benötigen Sie sie auch nicht in der Schnittstelle. Wenn diese Funktion benötigt wird, müssen die Kunden allerdings auch im Shop-System existieren und über die Schnittstelle ausgetauscht werden.

Lagerbestände abgleichen

47. Kann die Schnittstelle Lagerbestände zwischen der Warenwirtschaft und dem Online-Shop austauschen?

48. Kann das ERP-System als führendes System gewählt werden?

49. Kann der Online-Shop als führendes System gewählt werden?

50. Wird ein virtuelles Shop-Lager unterstützt, um doppelte Verkäufe zu verhindern?

Anbieterwahl nach Leistungsangebot

Allgemein

51. Ist der Anbieter auf Shop-Schnittstellen spezialisiert?

Wenn ja, könnte dies ein Indiz für gute Qualität der Lösung sein.

52. Können auch individuelle Anforderungen (Programmierleistung) von dem Anbieter umgesetzt werden?

Falls es sich um einen Standard-Software-Anbieter handelt: Fragen Sie, ob auch individuelle Anpassungen an der Standard-Software möglich sind und wie es sich dann mit zukünftigen Updates verhält.

53. Wird neben dem Kauf auch die Miete der Software angeboten?

54. Gibt es eine kostenlose Testversion?

Support

55. Ist der Support im Preis enthalten?

56. Ist der Support per E-Mail erreichbar?

57. Ist der Support telefonisch erreichbar?

58. Ist die angebotene Reaktionszeit bei Support-Anfragen ausreichend?

Beratung

59. Wird von dem Anbieter Beratung bei der Implementierung der Schnittstelle angeboten bzw. ist diese überhaupt möglich?

60. Ist eine Erstberatung im Preis enthalten oder wird sie gesondert in Rechnung gestellt?

Wartung und Updates

61. Wie häufig erfolgt die Bereitstellung von Updates?

62. Sind Updates im Preis enthalten?

Fazit

Es gibt eine Menge einzelner Punkten, die beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle zu berücksichtigen sind. Häufig erlebe ich, dass dieser Teil deutlich unterschätzt wird.

Wenn Sie den Schnittstellen-Teil des E-Commerce-Projekts jedoch unterschätzen, kann es böse Überraschungen geben.

Viele Unternehmen greifen dadurch häufig zu den falschen Lösungen, sodass sie gar nicht von den Automatisierungs-Möglichkeiten profitieren und trotz Einsatz einer Schnittstelle unnötig viel manuelle Arbeit erledigen.

Vor bösen Überraschungen schützt Sie zwar keine Liste, allerdings sind Sie besser auf mögliche Fragen vorbereitet. Außerdem können Sie so besser beurteilen, was Ihr wirklicher Bedarf ist und welche Funktionen nützlich wären, aber (zum jetzigen Zeitpunkt) gar nicht so wichtig sind. So gelingt Ihnen die Abgrenzung von Kann-Funktionen zu dem vorhandenen Budget hoffentlich wesentlich leichter.

Hat diese Liste Sie für weitere Fragen inspiriert? Wenn Sie denken, auf dieser Liste fehlt ein wichtiger Punkt, lassen Sie es mich bitte wissen. Gern ergänze ich ihn. Sie erreichen mich hier.

Die Fragen können Sie sich auch als praktische PDF-Checkliste per E-Mail zuschicken lassen:

Checkliste per E-Mail anfordern

Daniel Peters

Daniel Peters ist selbstständiger Software-Entwickler aus Hamburg. Er ist spezialisiert auf E-Commerce-Schnittstellen und entwickelt Software zum Verbinden von Warenwirtschaftssystemen mit Onlineshops und Marktplätzen. Zudem berät er Onlinehändler, E-Commerce-Agenturen und Softwarehersteller bei der Implementierung von Schnittstellensoftware im E-Commerce-Umfeld.

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