Wer einen Onlineshop betreibt und gleichzeitig eine Warenwirtschaft
einsetzt, benötigt zwischen diesen Systemen eine Schnittstelle. Bei der
Einführung einer solchen Software treten regelmäßig Schwierigkeiten auf,
die bis zum Scheitern des ganzen Schnittstellen-Projekts führen können.
Die Probleme lassen sich im Vorfeld leicht vermeiden, wenn man die
häufigsten Gründe kennt, warum Schnittstellen-Projekte scheitern.
Grund 1
Anforderungen nicht definiert
Oft erreichen mich Anfragen, bei denen nach einer Schnittstelle zwischen
der Warenwirtschaft X und dem Onlineshop Y gefragt wird. Anschließend kläre
ich dann mit der anfragenden Person auf, welche Funktionen diese
Schnittstelle haben muss, da diese Punkte vielen in Vorfeld nicht klar
sind.
Um ein Schnittstellen-Projekt zum Erfolg zu bringen, planen Sie vorab,
welche Funktionen Ihre Schnittstelle haben soll. Ansonsten laufen Sie
Gefahr, den ersten Anbieter zu nehmen, der das Wort "Schnittstelle" für die
angebotene Lösung verwendet. Diese Lösung hat vielleicht gar nicht die
Funktionen, die Sie benötigen.
Ermitteln Sie Ihren Bedarf an Funktionen für eine Shop-Schnittstelle
mit dieser einfachen Checkliste:
Grund 2
Standardsoftware ungeprüft eingesetzt
Geben Sie bei einer Suchmaschine die Begriffe "Schnittstelle", die bei
Ihnen eingesetzte Warenwirtschaft und das Shopsystem ein, bekommen Sie
meistens reichlich Ergebnisse geliefert. Darunter befinden sich
sinnvollerweise einige Anbieter von Schnittstellen-Software.
"Perfekt", denken Sie, kaufen diese Software und richten das System ein.
Die Ernüchterung ist dann schnell da, wenn die Software nicht so
funktioniert, wie gedacht. Denn Standardsoftware deckt immer einen gewissen
Standard ab – das sagt schon der Name. Dieser Standard kann Ihren
Anforderungen entsprechen, muss es aber nicht.
Deswegen sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen kennen (siehe Grund 1) und
anschließend die Kandidaten auf diese Anforderungen hin prüfen. Die meisten
Anbieter bieten dazu kostenlose Testversionen an.
Finden Sie eine Standardsoftware, die alle Anforderungen abdeckt? Perfekt –
Dann haben Sie meistens eine gute und günstige Lösung gefunden.
Grund 3
Projekt unterschätzt (Es ist doch "nur" eine Schnittstelle)
Wussten Sie, wie viele Datenarten zwischen Shopsystem und Warenwirtschaft
ausgetauscht werden können?
Was ist denn eigentlich eine Shop-Schnittstelle? Welche Daten sollten
unbedingt übertragen werden und welche sind nur optional und in wenigen
Schnittstellen wirklich vorhanden?
Gibt es vielleicht einen Basis-Standard, den jede Schnittstelle
unterstützt?
Manche Hersteller bieten Schnittstellen an, die lediglich Bestellungen aus
dem Onlineshop in die Warenwirtschaft übernehmen. Manche gehen viel weiter
und lassen das Shop-Management vollständig aus der Warenwirtschaft zu.
Bei kundenindividuellen Lösungen ist es ähnlich: Je nachdem, welche
Funktionen gebraucht werden, werden die Datentransfers umgesetzt.
Einen kompakten Überblick zeigt diese Auflistung:
- Kategorie-Stammdaten
- Hersteller-Stammdaten
- Artikeldaten
- Preise (Preislisten)
- Lagerbestände
- Varianten
- Artikel-Kategorie-Zuordnungen
- Artikel-Hersteller-Zuordnungen
- Artikelbilder
- Bestellungen
- Kundendaten in der Bestellung
- Bestellstatus
- Kundendaten ohne Bestellungen (B2B)
- Spezielle Kundenpreise
- Zahlungsdaten (für Abgleich mit der Fibu)
- Adressen für Paketdienste
Da diese Daten in den meisten Onlineshops verwendet werden, sollten Sie
unbedingt prüfen, ob und in welche Richtungen die Daten übermittelt werden
sollen. Für manche Daten ist eine automatische Übertragung nicht sinnvoll –
diese pflegen Sie besser manuell (zum Beispiel könnten dies
Kategorie-Stammdaten sein, wenn der Shop ganz andere Felder benötigt).
Grund 4
Keine Ziele festgelegt
Gibt es Ziele in dem E-Commerce-Projekt? Bestimmt gibt es welche.
Stimmen Sie diese gemeinsam mit Ihren Dienstleistern ab.
Denn sowohl die Agentur bzw. der Dienstleister, der den Shop betreut, als
auch der Dienstleister, der sich um Schnittstellen kümmert, müssen Ihre
Ziele kennen.
Diese könnten zum Beispiel sein:
- Festlegen des Termins, wann der Shop online gehen soll (falls es einen gibt)
- Planen, welche Punkte unbedingt beim Start erledigt sein müssen
- Welche Punkte können auch später, nachdem die ersten Bestellungen eingehen, nachgezogen werden (falls ein Termin zwingend gehalten werden muss)?
- Artikel-Filter festlegen, falls nur ein Teil des Katalogs verkauft werden soll?
- Personal für die regelmäßige Betreuung des Shops einplanen
- Ermitteln, welche Kenntnisse erforderlich sein müssen, um den Shop zu betreuen (sind zum Beispiel Schulungsmaßnahmen notwendig?)
- Werden bestimmte Arbeiten manuell erledigt oder soll für alles eine automatische Schnittstelle zum Einsatz kommen?
- Und viele weitere…
Grund 5
Zu viele Schritte auf einmal festgelegt
Ein weiterer Grund, warum Schnittstellen-Projekte (und andere Projekte)
scheitern, ist es, wenn zu viele Aufgaben für einen sehr langen Zeitraum
geplant werden (und es dabei viele Varianten geben kann, wie es laufen
kann).
Die Ursache ist meistens folgende:
Der Auftraggeber möchte gern einen Komplettpreis für
Softwarelizenzen inkl. aller Dienstleistungen und setzt einen Termin fest,
wann alles fertig sein soll. Das ist verständlich und vollkommen
nachvollziehbar.
Um die Projektkosten und den Zeitraum wirklich exakt beziffern zu
können, müsste jedoch jeder einzelne Schritt bis ins letzte Detail im
Voraus geplant werden und alle Entscheidungen in Vorfeld getroffen werden.
Das wird in der Praxis regelmäßig versucht, um den Budget- und Zeitplan
aufzustellen.
Das ist leider bei komplexen Projekten unmöglich und führt zu
29% gescheiterten Projekten und 57% gelten als schwierig. Nur 14% solcher
Software-Projekte werden als erfolgreich angesehen (laut "The CHAOS
Manifesto, The Standish Group, 2012").
Um Projekten gerecht zu werden, die komplex und nicht
überschaubar sind, gibt es eine Lösung: Arbeiten und denken Sie agil!
Der Begriff "agil" wird in den letzten Jahren oft im Zusammenhang mit
Software-Projekten genutzt. Letztendlich heißt es nichts Anderes als dass
Software-Projekte mit gesundem Menschenverstand durchgeführt werden
sollten.
Planen Sie also keine Schritte im Kleinklein aller Details, ohne wirklich
genau zu wissen, was Sie erwartet. Zwingen Sie auch Ihre Dienstleister
nicht, das zu tun. Denn niemand kann in die Zukunft sehen. Eine etwaige
Preis- und Termin-Zusage nach dem nicht agilen Modell würde sowieso nur
sehr unwahrscheinlich zutreffen.
Planen Sie stattdessen lieber gemeinsam mit allen Beteiligten in Schritten (auch
Iterationen oder "Sprints" genannt) – also kleinen, überblickbaren
Aufgaben-Paketen von zum Beispiel 2-3 Wochen Laufzeit und vereinbaren Sie
für die einzelnen Iterationen dann Festpreise (falls gewünscht). So
bekommen Sie nach jeder Iteration benutzbare, funktionsfähige Ergebnisse
und müssen sich nicht nach langer Projektlaufzeit darauf verlassen, dass es
schon irgendwie funktionieren wird.
Übrigens: Professionelle Dienstleister sind meistens gut darin, im Vorfeld
die Gesamtkosten zu schätzen, sodass das Kostenrisiko eher gering ist.
Das funktioniert in der Praxis viel besser und Sie bekommen auch wirklich
das geliefert, was Sie benötigen.
Der Grund ist, dass sehr viele Entscheidungen und Abzweigungen auf dem Weg
zu einem abgeschlossenen Projekt genommen werden müssen. Im Laufe eines
E-Commerce-Projekts werden diese Entscheidungen unter Umständen sogar
mehrmals revidiert. Das ist aus meiner Erfahrung so üblich und auch völlig
in Ordnung, wenn man agil arbeitet. (Beim klassischen Modell müsste man bei
jeder Änderung aufwendig umplanen und das kann unkalkulierbare
Zusatzkosten verursachen)
Mit einem agilen Modell werden solche Projekte 3x häufiger erfolgreich
abgeschlossen und die Anzahl der gescheiterten Projekte reduziert sich um
Durchschnitt auf 9% gegenüber dem klassischen Modell (Quelle: siehe oben).
Deswegen sollten Sie besser nur die nächsten, überblickbaren Schritte
planen und parallel dazu das große Ziel im Blick behalten, ohne zu
versuchen, zu viele Entscheidungen zu treffen, die noch gar nicht getroffen
werden können.
Werden nämlich viele Punkte zu früh festgelegt, lässt sich daran meistens
nur noch sehr kostspielig etwas ändern.
Grund 6
Den falschen Dienstleister gewählt
Nach meiner Erfahrung laufen IT-Projekte besonders gut, wenn man
partnerschaftlich und gemeinsam daran arbeitet. Die meisten Probleme
entstehen nicht auf fachlicher, sondern auf menschlicher Ebene.
Das klassische Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis hat natürlich
weiterhin Bestand, sollte meiner Ansicht nach aber einer
partnerschaftlichen Basis gelebt werden, damit die Bedürfnisse, Erwartungen
und Anforderungen aller Seiten Platz haben und am Ende ein gutes Ergebnis
entsteht.
Suchen Sie sich einen Dienstleister, der in diesen Punkten zu Ihnen passt.
Fragen Sie gegebenenfalls nach einer Erstberatung, um sich kennenzulernen.
In vielen Fällen ist diese Erstberatung kostenlos und wird
unkompliziert am Telefon gemacht.
Fazit
Wenn man ein paar Regeln beachtet, werden aus Schnittstellen-Projekten
keine Planungsmonster mit ungewissem Ausgang. Stattdesswen werden sie zu
einer erfolgreichen und agilen Zusammenarbeit aller Beteiligten, bei der am
Ende gute Ergebnisse erzielt werden – und das sogar bei planbaren Kosten
und Zeitrahmen.
