Onlineshop, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung - So arbeiten die Tools perfekt zusammen

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In einer zunehmend vernetzten Welt ist es wichtig, dass Software-Systeme zusammenarbeiten und keine "Insel-Lösungen" entstehen. Neben der klassischen Verbindung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft gibt es in den meisten Versandhandels-Unternehmen aber noch viele weitere Systeme, die zu einem gut funktionierenden, automatischen Buchungs-Prozess gehören.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie die Verbindung mit einer Finanzbuchhaltungs-Software zur Automatisierung des Zahlungsabgleichs im E-Commerce gelingt und wo die Tücken liegen.

Onlineshop, Warenwirtschaft 
und Finanzbuchhaltung 
-
 So arbeiten die Tools
perfekt zusammen

Onlineshop und Warenwirtschaft verbinden

Bei der Warenwirtschaft handelt es sich um eine Software, die sich in dem beschriebenen Prozess um die Belegerstellung Verwaltung von Kundendaten kümmert.

Zunächst ist es für die Automatisierung des Bestell-Prozesses zusammen mit dem Zahlungsabgleich notwendig, den Onlineshop mit der Warenwirtschaft (auch "Faktura" oder "ERP-System") zu verbinden. Manche Warenwirtschaften bieten dazu eine integrierte Funktion zur Synchronisation mit Online-Shops. In anderen Fällen wird eine Shop-Schnittstelle eingesetzt.

Finanzbuchhaltung im E-Commerce

Bei der Finanzbuchhaltung (Fibu) handelt es sich hingegen um eine Software, mit der Buchungen gespeichert und verarbeitet werden, Steuermeldungen für das Finanzamt erstellt und Auswertungen, sowie das Controlling gemacht wird. Sie bildet damit die zentrale Stelle für alle Zahlen, die im Unternehmen anfallen.

Manche, insbesondere kleinere Unternehmen, lagern diese Aufgabe gern an externe Buchhaltungs-Dienstleister aus oder lassen sie direkt vom Steuerberater erledigen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohnt sich oft auch der Einsatz einer eigenen Finanzbuchhaltung. Dann wird eine entsprechende Software in der Unternehmens-IT, meistens on-premises, eingesetzt.

In Verbindung mit einem Online-Shop gibt es in beiden Szenarien ein immer wiederkehrendes Problem: Der Abgleich zwischen Rechnungen mit den Zahlungen über die Zahlungsanbieter wie PayPal, PAYONE, Sofort usw. ist mühsam und oft nur manuell zu bewältigen.

Von der Online-Bestellung zur Buchung in der Finanzbuchhaltung

In 6 Schritten "wandert" eine typische Online-Bestellung durch den Prozess. Sicher ist der Prozess in einigen Unternehmen auch etwas kompakter oder hat noch viel mehr Schritte. Hier geht es aber um eine schematische Darstellung, die sicher auf die meisten Versandhändler zutrifft.

Prozess: Zahlungsabgleich im E-Commerce zusammen mit einer Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung

Schritt 1: Bestellung im Onlineshop

Ausgangspunkt von dem Bestell-Prozess ist die Bestellung des Kunden im Onlineshop. Hier wurde einer oder mehrere Artikel in den Warenkorb gelegt, sowie eine Versandart und eine Zahlungsart ausgewählt. Durch die Auswahl der Zahlungsart wird der Kunde in der Regel zur Zahlung über deinen Zahlungsanbieter aufgefordert.

Schritt 2: Autorisierung der Zahlung beim Zahlungsanbieter

Sofern eine Zahlungsart gewählt wurde, die eine Autorisierung erfordert, wird diese nun vorgenommen (zum Beispiel bei PayPal oder Kreditkarte - bei "Vorkasse" zum Beispiel nicht der Fall).

Manchmal erfolgt dies unmittelbar im Onlineshop, in vielen Fällen wird der Kunde jedoch direkt auf die Webseite des Zahlungsanbieters weitergeleitet. Nach der erfolgreichen Autorisierung meldet der Zahlungsanbieter dies an den Onlineshop zurück. Dazu wird eine Transaktionsnummer vergeben, die dann in der Bestellung gespeichert wird.

Schritt 3: Import der Bestellung in der Warenwirtschaft

Die Bestellung kann jetzt in die Warenwirtschaft importiert werden. Dazu wird in der Regel eine Shop-Schnittstelle eingesetzt, die auf den Onlineshop und die Warenwirtschaft abgestimmt ist.

Schritt 4: Erstellen des Lieferscheins und der Rechnung

Nach dem Import der Bestellung in die Warenwirtschaft werden die Versandpapiere (Lieferschein und Paket-Aufkleber und ggf. weitere) erstellt. Im Anschluss daran wird die Rechnung erzeugt.

Schritt 5: Buchen der Rechnung in der Finanzbuchhaltung

Nach Erstellung der Rechnung kann jetzt die Buchung für die Ausgangsrechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dies kann über 3 Wege erfolgen:

  1. Import als Datei (zum Beispiel am Ende des Tages als Tagesabschluss oder Monatsabschluss)
  2. Direkte Erstellung der Buchung über eine integrierte Schnittstelle (API)
  3. Manuelles Buchen

Nach meiner Erfahrung wird die erste Variante am häufigsten genutzt.

Zu diesem Zeitpunkt entsteht ein offener Posten (OP) in der Finanzbuchhaltung für das Kunden-Konto, obwohl die Zahlung eigentlich schon über den Zahlungsanbieter geleistet wurde. Dieser offene Posten bleibt zunächst unausgeglichen und weist einen negativen Saldo aus.

Schritt 6: Buchen des Zahlungseingangs

Um den offenen Posten gegen die geleistete Zahlung wieder auszugleichen, stellen Zahlungsanbieter meistens eine Art Kontoauszug zur Verfügung. Mit Hilfe des Kontoauszugs ist es möglich, den offenen Posten auf dem Kunden-Konto wieder auszugleichen, damit keine offenen Forderungen angemahnt werden.

Die Herausforderung dabei ist, die passende Transaktionsnummer zur richtigen Rechnungsnummer wiederzufinden. Der Grund ist, dass der Zahlungsanbieter die erst viel später im Prozess entstandene Rechnungsnummer nicht kennt und damit nicht auf dem Kontoauszug angeben kann. Die Finanzbuchhaltung "kennt" die von Zahlungsanbieter vergebenen Transaktionsnummer ebenfalls nicht.

Beispiel:

  • Die Bestellung wird mit der Nummer 208487 in die Warenwirtschaft importiert. Der Kunde erhält die Kundennr. 12565 und die Transaktionsnummer der Zahlung lautet TX78ZH3269F3Q.
  • Die Rechnung erhält die Rechnungsnummer 415789.
  • In die Finanzbuchhaltung wird nun die Rechnungsnr. (Belegnummer) 415789 zu dem Kunden 12565 übermittelt. Es entsteht ein offener Posten, der die Nummer der Rechnung trägt.
  • Der Kontoauszug vom Zahlungsanbieter enthält eine Auflistung mit dem Brutto-Betrag, der Transaktionsnummer, sowie das Datum der Zahlung jeder einzelnen Zahlung.
  • Das Problem: Die Zuordnung zwischen der Rechnungsnr. und der Transaktionsnummer passiert nicht automatisch, da die Transaktionsnr. in der Finanzbuchhaltung nicht bekannt ist.

Um diesem Problem zu begegnen, haben einige ERP-Anbieter Lösungen im Einsatz, die Anhand einer gewissen "Intelligenz" beim Buchen von Kontoauszügen versuchen, die richtige Transaktion zum offenen Posten zuzuordnen. Dieses Verfahren ist darauf optimiert, dass bei der Zahlung die Rechnungsnummer angegeben wurde (wie im Verwendungszweck einer Überweisung). Fehlt diese Rechnungsnummer aber, gelingt der Abgleich häufig nur noch dann, wenn der Brutto-Betrag und das Datum gefunden werden und diese einzigartig sind.

Dieses Verfahren ist eher für "normale" Rechnungen geeignet, welche später per Überweisung beglichen werden, kann aber auch unter bestimmten Umständen zusammen mit E-Commerce-Zahlungsanbietern funktionieren.

Solche Abgleichs-Verfahren scheitern aber vor allem dann, wenn ähnliche Beträge gezahlt werden (zum Beispiel, wenn oft einzelne Artikel bestellt werden, die einen gleichen Preis haben). Bei sehr vielen Transaktionen ist das Verfahren ebenfalls fehlerbehaftet.

Datenabgleich mit Zahlungsanbietern

Um das Problem zu lösen, kann eine Software speziell für den Datenabgleich mit Zahlungsanbietern eingesetzt werden. Solche Schnittstellen sind darauf optimiert, dass zum Zeitpunkt der Zahlung noch keine Rechnungsnummer bekannt ist.

Dazu "besorgt" sich die Schnittstelle fehlende Daten aus den Daten der Warenwirtschaft, des Onlineshops und der Finanzbuchhaltung und erstellt die Ausgleichsbuchung für die offenen Posten selbstständig.

Für eine solche Schnittstelle sind folgende Voraussetzungen nötig:

Kontoauszug

Der Kontoauszug wird vom Zahlungsanbieter bereitgestellt. Er enthält die Transaktionsnummer, das Datum, den Zahlungsbetrag und meistens die E-Mail-Adresse des Kunden. Falls eine integrierte Schnittstelle mittels API beim Anbieter zur Verfügung steht, ist diese vorzuziehen. In allen anderen Fällen benötigt man Dateien, die meistens im CSV-Format bereitgestellt werden und die Transaktionen enthalten.

Verbindung zum Onlineshop

Die Transaktionsnummer kann im Zusammenhang zur Bestellung im Onlineshop wiedergefunden werden, da sie bei der Autorisierung dort hinterlegt wurde.

Verbindung zu Warenwirtschaft

Mit der Nr. der Bestellung wird dann die Rechnungnr. in der Warenwirtschaft gesucht. Mit Hilfe der Rechnungsnummer ist die Zuordnung zu dem OP der Finanzbuchhaltung möglich, weil die Nummern übereinstimmen.

Zusammen mit diesen Daten kann die Schnittstelle schließlich eine Buchung erzeugen, welche die Zahlung des Kunden enthält. Dadurch sorgt sie für den Ausgleich der Zahlung im offenen Posten.

ERP-System (Entersprise Resource Planning)

Mit einem ERP-System wird Software bezeichnet, die verschiedene Unternehmens-Lösungen in einer Software vereinen. Dazu gehören in der Regel Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Je nach Anbieter sind viele weitere Bereiche integriert. Das kann zum Beispiel Software für die Fertigung/Produktion sein, ein CRM-System zur Kundenbeziehungs-Pflege oder Lösungen aus dem Bereich Personal- und Dokumentenmanagement. Da sich die Bereiche oft vermischen und keine klare Abgrenzung gemacht wird, wird der Begriff "ERP-System" häufig synonym auch für einzelne Teile von Unternehmens-Software einsetzte, sehr oft zum Beispiel für Warenwirtschaftssysteme/Faktura-Software. Mehr Informationen gibt es bei Wikipedia.

Erweiterungen und Ausblick

Fast alle Zahlungsanbieter berechnen Gebühren, die natürlich auch in der Buchhaltung hinterlegt werden müssen. Insbesondere Anbieter, die für jede einzelne Transaktion Gebühren ausweisen, können der händischen Buchhaltung viel Aufwand bereiten (zum Beispiel beim Zahlungsanbieter PayPal), weil dann die doppelte Menge an Transaktionen gebucht werden müssen.

Hier ist es mit einer Schnittstelle zum Zahlungsausgleich zusätzlich möglich, die Transaktions-Gebühren automatisch auf ein Gebührenkonto buchen zu lassen und dadurch viel Zeit bei der Verbuchung von Zahlungen zu sparen.

Fazit

Bei dem Aufbau von Onlineshops mit Zahlungsanbietern wird häufig erst ganz zum Schluss an die Bedürfnisse der Buchhaltung gedacht. Das hat zur Folge, dass nicht selten die Buchhalterinnen und Buchhalter manuell Zahlungen in mehreren Systemen "suchen" müssen, um die korrekten Buchungssätze zum Ausgleich der offenen Posten zu erstellen. Das ist aufwendig, darüber hinaus eine lästige Tätigkeit und schließlich aufgrund der manuellen Erfassung anfällig für Fehler.

Unternehmen, welche die alltäglichen Buchungen von einem Steuerberater anfertigen lassen, müssen diese Zusatzleistung in der Regel extra bezahlen.

Diese zusätzliche Arbeit muss aber nicht sein.

Mit Hilfe einer Schnittstelle zum Zahlungsausgleich lässt sich dieses Verfahren meist vollständig automatisieren. Der Gewinn liegt auf der Hand: Neben viel Zeitersparnis gibt es deutlich mehr Sicherheit in den Daten und es gibt keine manuellen Erfassungsfehler mehr.

Sie benötigen eine solche Schnittstelle zum Zahlungsausgleich?

Nehmen Sie gern mit mir Kontakt auf. Wir besprechen gemeinsam, ob Ihr Anwendungsfall automatisiert werden kann, wo die besonderen Anforderungen liegen und welche Grenzen es gibt.


Geschrieben von Daniel Peters

Daniel Peters

Ich helfe E-Commerce-Agenturen und Online-Händlern Stolperfallen beim Verbinden von IT-Systemen (wie etwa Warenwirtschaften) mit dem Onlineshop zu vermeiden.

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