Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop - Auf diese Funktionen kommt es wirklich an

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Für Versandhändler, die eine Warenwirtschafts-Software einsetzen, ist die Warenwirtschaft die Schaltzentrale für alle Verkäufe und oft auch die Einkäufe im gesamten Unternehmen. Sie ist praktisch die kaufmännische „Gehirn“ des Unternehmens, wo alle Daten zusammenlaufen. Zusätzlich findet in der Warenwirtschaft die Lagerhaltung statt.

Das Shopsystem hingegen arbeitet autark auf einem Server im Internet. Erst einmal „kennen“ sich die Warenwirtschaft und der Online-Shop nicht, weil sie unabhängig voneinander betrieben werden. Sie müssen also beide Systeme mit Hilfe einer Schnittstelle miteinander verbinden.

Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop
 - Auf diese Funktionen 
kommt es wirklich an

Onlineshop-Software

Üblicherweise wird auf einem Webserver im Internet eine Onlineshop-Software installiert. Dazu zählen Shopsysteme wie Shopware, Magento, OXID, WooCommerce, usw. Diese Systeme werden in der Regel auf Servern eingesetzt, die unter der eigenen Kontrolle sind.

Eine andere Form von Shopsystemen wird gemietet (SaaS – Software-as-a-Service) und steht unter der Kontrolle der jeweiligen Anbieter. Sie sind in der Regel einfach zu bedienen und schnell eingerichtet. Beispiele sind Shopify, Jimdo, 1&1 usw.

Für beide Formen gilt: Es stehen Schnittstellen-Adapter (in Form von APIs oder über Import- und Export-Dateien) zur Verfügung. Über diese Schnittstellen werden Daten zwischen den Systemen ausgetauscht.

Warenwirtschaft

Auch bei der Warenwirtschafts-Software gibt es beide Welten.

Zum einen gibt es On-Premises-Software (Link zu Wikipedia). Sie wird im Unternehmen installiert und steht direkt auf eigenen Computern zur Verfügung. In der Regel sind es eigenständige Programme, die auf dem Computer aufgeführt werden und einen zentralen Server im Unternehmen haben.

Das Modell "Software-as-a-Service" (Link zu Wikipedia) gibt es, wie bei den Shopsystemen, auch für Warenwirtschafts-Systeme. Diese Software wird meistens im Browser ausgeführt und läuft auf den Servern des Anbieters.

Damit eine Verbindung zu dem Shopsystem möglich ist, stehen auch bei den Warenwirtschaften Schnittstellen-Adapter bereit. Diese werden mit Hilfe einer Schnittstellen-Software auf die jeweiligen Online-Shops passend gemacht.

API und Schnittstelle

Warenwirtschaftssystem (Wawi), Faktura und Enterprise Resource Planning (ERP)

Die Abgrenzung zwischen diesen 3 Bezeichnungen ist nicht klar definiert. Gemeint sind immer Geschäfts-Anwendungen, mit denen die kaufmännischen Prozesse in Unternehmen abgebildet werden. Häufig wird die gleiche Art von Software gemeint, weshalb diese Namen auch in diesem Artikel gemischt verwendet werden. Je mehr Funktionen vorhanden sind, desto eher ist es ein ERP-System.

Welche Funktionen oder Module in den Systemen vorhanden sind, hängt insbesondere von den Herstellern der Software ab. In ERP-Systemen findet man häufig eine vollwertige Finanzbuchhaltung für das Controlling, die es in reinen Warenwirtschaftssystemen meistens nicht gibt oder nur in Teilen (zum Beispiel ein Mahnwesen).

Schnittstelle zwischen Warenwirtschafts- und Onlineshop-Software

Möchte man als Onlinehändler nicht jede Shop-Bestellung regelrecht abschreiben und manuell eingeben, braucht es dazu eine automatisierte Schnittstelle zwischen Wawi und Onlineshop. Dies spart Zeit und vermeidet jede Menge Erfassungsfehler.

Neben dem Import von Bestellungen ist die Synchronisation von Lagerbeständen ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer Schnittstelle, damit nicht Artikel im Onlineshop als lieferbar gelten, sie aber in Wirklichkeit schon verkauft worden sind. Dadurch erreicht man einen synchronen Lagerbestand zwischen Wawi und Onlineshop.

Darüber hinaus hat man weitere Vorteile durch eine Schnittstelle, die mit dem Anschluss an ein Warenwirtschaftssystem einhergehen: Das Bestellwesen im Einkauf wird deutlich unterstützt und man hat stets aussagekräftige Daten über seine Lagerbestände. Die Verbuchung in der Fibu oder alternativ die Buchungsübergabe an einen Steuerberater kann dann auch weitestgehend automatisch erfolgen.

Welche Daten sollten mit einer Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft übertragen werden?

Man sollte sich zu allererst Gedanken machen, ob die bereits in der Warenwirtschaft vorhandene Stammdaten, allen voran Artikeldaten und die Preise, automatisch an den Onlineshop übertragen werden sollen.

Die meisten Onlinehändler benötigen schwerpunktmäßig den Import von Bestellungen aus dem Onlineshop. Dazu werden zusammen mit den Bestell-Positionen die Kundendaten wie Rechnungs- und Lieferadresse, sowie die Liefer- und Zahlungskonditionen übertragen. Die zweithäufigste Anforderung an eine Schnittstelle ist es, auch Lagerbestände an den Shop zu melden.

Welche Daten darüber hinaus transferiert werden müssen, hängt sehr von dem gewünschten Automatisierungsgrad, die Artikelstruktur und nicht zuletzt von der Arbeitsweise ab.

Es ist oft nämlich gar nicht sinnvoll und auch nicht notwendig, das „Komplettpaket“ an Daten zwischen Onlineshop und der Warenwirtschaft auszutauschen, das maximal möglich wäre.

Mögliche Datenarten zum automatischen Austausch

Stammdaten

  • Artikeldaten
  • Preise (verschiedener Preislisten)
  • Kategorien
  • Kategorie-Artikel-Zuordnungen
  • Kundenstammdaten
  • Ansprechpartner
  • Hersteller
  • Hersteller-Artikel-Zuordnungen
  • Kunden-Artikel-Beziehungen (für spezielle Kundenpreise)

Bewegungsdaten

  • Bestellungen
  • Lagerbestände

Lagerbestände sind in "Bewegung" aufgrund von Lagerbuchungen durch Verkauf und Einkauf

Das liegt daran, dass nicht immer alle Daten in der Warenwirtschaft für die Anzeige im Onlineshop optimiert sind und zum Teil gar nicht im Onlineshop benötigt werden. Diese Daten werden möglicherweise völlig anders eingesetzt werden. Das betrifft vor allem Artikeldaten, Kategorien, Warengruppen und bestimmte Preise.

Bestellungen
Üblicher Übertragungsweg: Shop zu Warenwirtschaft

Der Import von Bestellungen aus dem Onlineshop in die Wawi ist die für die meisten Onlinehändler wichtigste Funktion einer Onlineshop-Schnittstelle. Diese Funktion sorgt für eine automatisierte Bestellverarbeitung und spart jede Menge Zeit. Innerhalb einer Bestellung gibt es viele Inhalte zu berücksichtigen, damit der erfolgreiche Import möglich ist.

Kundendaten in der Bestellung

Weil der Onlineshop meistens nicht die Kundennummern kennt, die bereits in der Warenwirtschaft existieren und auch nicht nach dem gleichen Schema Nummern hochzählen kann, braucht es hier Alternativen. Es gibt 3 Möglichkeiten, die sogar ohne eine Schnittstelle auskommen:

  1. Alle Kunden erhalten eine Sammel-Kundennummer (z. B. 19999). Bestellungen werden unter dieser Kundennummer als Sammelposten zusammengefasst. Nachteil: Offene Posten lassen sich im ERP-System dann nicht mehr getrennt verwalten und es sind auch keine Auswertungen (z. B. Umsätze) nach Kunden möglich, da alle Bestellungen unter einer Kundennummer geführt werden.
  2. Eine andere Variante besteht darin, dass der Shop die Kundennummer vorgibt. Dabei wird jeder Neukunde mit einer neuen Kundennummer angelegt. Doppelte Kunden entstehen dadurch leider sehr oft, da Besteller oft ihr Passwort für den Zugang zum Shop nicht mehr kennen und einen neuen Account anlegen oder bereits in der Warenwirtschaft unter einer anderen Kundennummer vorhanden sind.
  3. Wenn man die Shop-Kunden auch in der Warenwirtschaft verwalten möchte, kann man dazu eine Startnummer vergeben. Dazu verwendet die Warenwirtschaft beispielweise Kundennummern von 10000 bis 39999 und der Online-Shop zum Beispiel Kundennummern zwischen 40000 bis 69999. Wenn Kunden sich dann doppelt anmelden, lässt sich die doppelte Kundennummer allerdings nicht verhindern. Sollte der Kunde bereits als Kundennummer im Unternehmen außerhalb des Onlineshops vorhanden sein, kann der Shop dies nicht wissen und legt einen eigenen Datensatz an.

(Auszug aus dem Blog-Artikel: 10 typische Herausforderungen für Online-Händler mit eigener Wawi)

Besser geht es mit einer Schnittstelle:

Mit Hilfe einer Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft lassen sich Kunden anhand der E-Mail-Adresse und weiteren Adressdaten wiederfinden. Dadurch kann ein Kunde sogar mehrere Accounts im Shop haben, er wird in der Warenwirtschaft und in der Buchhaltung trotzdem als ein Kunde geführt. Das hat Vorteile bei der Verwaltung von Offenen Posten und bei der Auswertung von Statistiken.

Die vergebene Kundennummer des Shopsystems ist für die ERP-Software dadurch nicht bindend.

Artikelnummern in der Bestellung

Die im Onlineshop verwendeten Artikelnummern sollten mit den Artikelnummern in der Warenwirtschaft übereinstimmen. Ansonsten müssen umfangreiche Zuordnungstabellen in der Schnittstelle angelegt werden, die Artikelnummern zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft gegenseitig abgleichen. Dies sollte nur im Ausnahmefall gemacht werden.

Dabei sollte auch beachtet werden, dass Varianten-Artikelnummern im Onlineshop typischerweise ein Suffix erhalten. Diese sollten auch genauso in der Warenwirtschaft existieren.

Beispiel:
Art Artikelnummer
Hauptartikel (Master)ABC5124
Variante 1ABC5124.1
Variante 2ABC5124.2
Variante 3ABC5124.3

Aus welchen Gründen auch immer keine festen Artikelnummern zwischen der Warenwirtschaft und dem Shopsystem möglich sein sollten, kann die Schnittstelle als Fallback-Funktion eine Dummy-Artikelnummer in der Warenwirtschaft verwenden und einen individuellen Text (Bezeichnung des Artikels auf dem Auftrag) aus dem Onlineshop nutzen. Weiterhin würde der Preis aus dem Shop verwendet werden. Dies führt auch dann zu korrekten Beträgen, falls die Zuschläge bzw. Abschläge bei Liefer- und Zahlungskonditionen nicht als eigenständige Artikel vom Shop übertragen werden.

Bestellstatus

Nach Import einer Bestellung in die Warenwirtschaft sollte im Onlineshop der Status auf "abgeschlossen" gestellt werden. Dies lässt sich über eine Schnittstelle entsprechend einstellen und automatisieren.

Mail-Versand nach der Bestellung

Nach der Bestellung erhält der Kunde aus dem Onlineshop automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.

Alle weiteren E-Mails (Auftragsbestätigung, Versandbestätigung, usw.) können dann beim Einsatz einer Schnittstelle direkt aus der Warenwirtschaft versendet werden.

Hinweis: Dieser Teil des Prozesses sollte nicht unterschätzt werden. In der Regel gibt es hier diverse verschiedene Varianten von Prozessen – je nachdem welcher Artikel bestellt wurde. Machen Sie sich intensiv Gedanken dazu, was für Benachrichtigungen und Prozesse welcher Status der Bestellung im Onlineshop und der Warenwirtschaft auslösen soll.

Lagerbestände
Üblicher Übertragungsweg: Warenwirtschaft zu Shop

Bei den Bewegungsdaten führen Lagerbestände nicht selten zu dem Problem mit den abweichenden Beständen (Link zum Blog-Artikel) zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft.

Die meisten Warenwirtschaftssysteme bietet dazu die Möglichkeit Läger und/oder Lagerplätze anzulegen. Wer mit Fehlbeständen bei Artikeln mit nur sehr kleinem Bestand zu kämpfen hat (z. B. hochwertige Uhren), sollte die Möglichkeit in Betracht ziehen, ein spezielles E-Commerce-Lager anzulegen.

Das lohnt sich, wenn Sie Artikel im Sortiment haben, die im Onlineshop und im Ladengeschäft oder einer Kassensoftware gleichzeitig verkauft werden könnten (z. B. bei teuren Einzelstücken der Fall).

Da sämtliche Käufe, ob im Onlineshop oder direkt über die Warenwirtschaft gebucht, Bestände auf dem Lager automatisch reservieren oder sogar abbuchen, sollte unmittelbar nach dem Import von Bestellungen in die Warenwirtschaft der neue Lagerbestand an den Onlineshop zurück übertragen werden.

Artikeldaten
Üblicher Übertragungsweg: Warenwirtschaft zu Shop

Artikeldaten werden in der Regel an den Onlineshop übertragen, damit die Datenpflege zentral in der Warenwirtschaft erfolgen kann.

Allerdings sind Beschreibungstexte und Suchmaschinen-Optimierungen für den erfolgreichen Verkauf über den Onlineshop wichtig. Es handelt sich dabei um spezielle Felder, die oft nur im Onlineshop verfügbar sind.

In der Warenwirtschaft sind die Artikelstammdaten hingegen meistens eher für Offline-Geschäftsprozesse optimiert und enthalten alles Wichtige für eine korrekte Rechnungsstellung und Verbuchung.

Die Anforderung an die Artikeldaten sind im Onlinehandel völlig anders, da zum Beispiel auch auf Grundpreisangaben und auf die Rechtssicherheit von Beschreibungstexten geachtet werden muss.

Darüber hinaus gibt es nicht in jeder Warenwirtschaft vorgefertigten Felder für Online-Händler, sodass man sich für Artikel erst die benötigten Felder anlegen muss, die zum Beispiel notwendigen Daten wie Meta-Keywords und die Meta-Description enthalten.

Ich empfehle meinen Kunden daher, zunächst nur bestimmte Daten wie die Artikelnummer, die Bezeichnung, Verkaufspreise, sowie Texte zu übertragen. Dabei sollte der Artikel im Onlineshop bis zur vollständigen Prüfung inaktiv bleiben. So wird der Artikel erst einmal als Vorschlag angelegt und kann anschließend im Backend des Shops für den Onlinehandel optimiert werden. Erst danach wird er aktiviert.

Später sollten dann nur bestimmte Felder, die sowohl in der Warenwirtschaft als auch im Onlineshop verwendet werden, bei Änderungen von der Schnittstelle übertragen werden.

Es hat sich bewährt, zu Anfang nur eine kleine Anzahl von Artikeln (z. B. 20 Stück) im Abgleich so lange zu optimieren, bis diese wie gewünscht im Onlineshop erscheinen. Wenn diese Artikel korrekt sind, sollten weitere Artikel in der Schnittstelle hinzugefügt werden.

Wichtig: Wenn keine Kategorien verwendet werden, sollte man eine Art Kennzeichnung wie "Online-Artikel (Ja/Nein)" im Artikel über ein Feld vorhalten, um nur die wirklich gewünschten Artikel zu übertragen, und nicht alle in der Warenwirtschaft vorhandenen Artikel.

Umgekehrter Übertragungsweg für Artikeldaten: Shop -> Warenwirtschaft

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, wenn der Onlineshop das führende System für Artikeldaten ist. Wenn der Onlineshop zuerst existierte, und erst später eine Warenwirtschafts-Software erworben wurde, enthält der Onlineshop die Artikeldaten bereits. Dann ist ein Import in umgekehrter Richtung sinnvoll.

Überlegen Sie in dem Fall, ob die zukünftige Artikelpflege im Onlineshop beibehalten wird, oder die Warenwirtschaft zum führenden System werden soll.

Preise
Üblicher Übertragungsweg: Warenwirtschaft zu Shop

Für eine sinnvolle Automatisierung sollte man auch die Preise aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop übertragen.

Viele Warenwirtschaften bietet dazu die Möglichkeit mehrere Preislisten zu führen. Hier muss man sich als Onlinehändler entscheiden, ob für den Onlineshop eine (oder mehrere) gesonderte Preislisten geführt werden oder die „normale“ Preisliste verwendet wird.

Das ist insbesondere in dem Zusammenhang wichtig, da in Endkunden-Onlineshops (B2C – Business to Consumer) mit Bruttopreisen gearbeitet wird.

Ich empfehle in der Regel, eine eigene Preisliste für den Onlineshop anzulegen und diese für alle betroffenen Artikel auf Bruttopreise zu schlüsseln. Eine Umrechnung durch die Schnittstelle wäre zwar möglich, führt in der Praxis aber zu Preisabweichungen auf Rechnungen und ist daher nicht zu empfehlen.

Sollen auch Händlerpreise übertragen werden, kann dazu eine weitere Preisliste verwendet werden.

Manche Shopsysteme, insbesondere Geschäftskunden-Shopsysteme (B2B – Business to Business), ermöglichen es auch, für bestimmte Kunden spezielle Preise zu hinterlegen. Damit das funktioniert, müssen die Kunden sowohl im Onlineshop als auch in der Warenwirtschaft angelegt sein.

Artikel-Kategorie-Zuordnungen
Üblicher Übertragungsweg: Warenwirtschaft zu Shop

Die Kategorisierungen sind hierarchisch aufgebaut und lassen meistens eine mehrfache Zuordnung zu, sodass ein Artikel in mehreren Kategorien enthalten sein kann.

Nicht alle Unternehmen benutzen die Kategorien tatsächlich oder die Warenwirtschafts-Software unterstützt sie. Wer sie verwendet, kann die Artikel-Kategorie-Zuordnungen an den Onlineshop übertragen, um die Artikel dort gleich in die jeweilige Shop-Kategorie zu importieren. Es ist auch möglich, Artikel-Zuordnungen erst ab einer bestimmten Stamm-Kategorie an den Onlineshop zu übertragen. So könnte ein eigener Kategorie-Baum unabhängig von den bisherigen Kategorien speziell für den Onlineshop verwendet werden.

Kategorien
Üblicher Übertragungsweg: Warenwirtschaft zu Shop

Neben der Artikel-Kategorie-Zuordnung gibt es eine weitere Möglichkeit: Es ist möglich, neue Kategorien und geänderte Daten aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop zu übermitteln (Kategorie-Stammdaten).

Da in Onlineshops Kategorien noch viel weitreichender als in Warenwirtschaftssystemen sind (z. B. werden noch Design-Vorlagen gewählt und bestimmte Suchmaschinen-Optimierungen eingestellt), sollte man es hier ähnlich halten wie bei Artikeldaten: Die Kategorie-Stammdaten werden zwar übermittelt, bleiben aber inaktiv und werden erst nach der Überprüfung innerhalb der Shopsoftware aktiv geschaltet. So wird vermieden, dass versehentlich Chaos im Onlineshop entsteht, zum Beispiel durch unvollständige Kategorien.

Kunden
Üblicher Übertragungsweg: Shop zu Warenwirtschaft

Kundendaten werden üblicherweise zusammen mit der Bestellung an die Warenwirtschaft übertragen. Dabei wird der Kunde automatisch wiedergefunden (zum Beispiel anhand der E-Mail-Adresse, der Anschrift oder der Kundennummer) und ggf. werden Kundendaten wie die Adresse aktualisiert.

Was ist aber, wenn Kunden einen Account im Onlineshop haben und dort ihre Daten aktualisieren ohne eine Bestellung auszulösen?

In diesem Fall besteht die Möglichkeit, geänderte Kundendaten auch außerhalb von Bestellungen zu übermitteln. Ob diese Funktion sinnvoll ist, hängt aber letztendlich von jeweiligen Anwendungsfall ab und sollte nur dann eingesetzt werden, wenn es notwendig ist. Diese Funktion wird eher im B2B-Umfeld benötigt.

Ansprechpartner
Üblicher Übertragungsweg: keiner

In manchen Warenwirtschaften können zu einem Kunden mehrere Ansprechpartner angelegt werden. Das ist bei Geschäftskunden durchaus sinnvoll, es sollte aber kein direkter Abgleich mit dem Onlineshop erfolgen.

Der Grund ist, dass eine gute Schnittstelle automatisch im Hintergrund beim Einlesen der Bestellungen prüft, ob der Kunde schon existiert. Dazu werden auch Daten der Ansprechpartner herangezogen (allen voran die E-Mail-Adresse). Außerdem kennen die meisten Onlineshops das Konzept der Ansprechpartner nicht und man würde für jeden Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse einen Kunden-Account im Shop anlegen müssen.

Bestellt beispielweise ein Mitarbeiter einer Ihrer Firmenkunden im Onlineshop mit seiner persönlichen E-Mail-Adresse und Sie diese als einen der Ansprechpartner in der Warenwirtschaft gespeichert, sollte die Schnittstelle dies erkennen und die richtige Kundennummer automatisch der Bestellung zuordnen.

Hersteller-Stammdaten und Hersteller-Artikel-Zuordnungen
Üblicher Übertragungsweg: Shop zu Warenwirt

Hersteller werden in der Regel eher zu Marketingzwecken im Shop eingesetzt und nicht in allen Warenwirtschaften eingepflegt (stattdessen gibt es aber Lieferanten für den Einkauf – was nicht zu verwechseln ist). In vielen Onlineshops ist der Hersteller eines Artikels allerdings ein Pflichtfeld. Überlegen Sie sich daher, ob und wie Sie diese Daten abgleichen möchten.

Gegebenenfalls benötigen Sie dazu in der Warenwirtschaft ein Extra-Feld.

Kunden-Artikel-Beziehungen
Üblicher Übertragungsweg: keiner

In Kunden-Artikel-Beziehungen befinden sich individuelle Kundenpreise oder spezielle Beschreibungstexte. Eine solche Funktion sehen viele Shopsysteme im Standard nicht vor. Spezielle Preise werden dort mit Hilfe von Preisgruppen (Preislisten) abgebildet, die dann nach je nach Kundengruppe gültig sind. Zudem müssen die Kunden mit Ihrer E-Mail-Adresse angemeldet sein, um ihre speziellen Preise zu sehen.

Kunden-Artikel-Beziehungen sollten daher eher nicht aus der Warenwirtschaft übertragen werden und nach einer Alternative über Preislisten gesucht werden. Sollten individuelle Preise wirklich nötig sein, kann dazu gegebenenfalls eine individuelle Lösung (mit speziellen Shop-Modulen für B2B) eingesetzt werden oder es ist ein spezielles B2B-Shopsystem notwendig.

ERP-Umgebungen mit Finanzbuchhaltung

Zu ERP-Programmen zählt auch Fibu-Software. In Kombination mit der Warenwirtschaft und der Onlineshop-Schnittstelle ergeben sich weitere Vorteile für Online-Händler.

Onlineshop-Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung

Sollte ein Fibu-Programm im Einsatz sein, findet in der Regel innerhalb der Fibu der Zahlungsabgleich über Offene Posten (OPs) statt.

Der Standardprozess sieht wie folgt aus:

  1. Bestellung aus Online-Shop
  2. Auftrag in der Warenwirtschaft
  3. Rechnung in der Warenwirtschaft/Faktura
  4. Buchung in Fibu
  5. OP in Fibu
  6. Zahlungsabgleich

Der Abgleich über die OPs der Fibu ist dann wichtig, wenn Online-Besteller per Vorkasse bezahlen. Dann ist der OP in der Fibu so lange offen, bis die Zahlung eingeht. Diese Zahlung gleicht über den Bankkontoauszug dann den OP aus. Eine Onlineshop-Schnittstelle kann daher die Bestellung in der Warenwirtschaft als "versandbereit" melden, sobald die Zahlung ausgeglichen ist. Der praktische Nutzen dabei ist, dass die Buchhaltung in der Auftragsabwicklung nicht gesondert Bescheid geben muss und der Auftrag anhand einer automatischen Freigabe in der Warenwirtschaft ausgeführt werden kann.

Beim Kauf auf Rechnung wird die Ware bereits vor der Zahlung versendet. Durch die OPs wird aber das Mahnwesen unterstützt und man hat stets einen Überblick über den Zahlungsstatus.

Erfolg die Zahlung per Kreditkarte oder einer anderen Zahlungsart über einen Zahlungsanbieter (wie PayPal, Sofort, Giropay, Billsafe, Paydirekt usw.), gilt die Bestellung üblicherweise sofort als bezahlt (Vorkasse) und wird versendet. In der Fibu bleibt der OP aber so lange offen, bis ein Kontoauszug des Zahlungsanbieters in der Fibu verbucht wurde. Dabei werden in einem Arbeitsschritt die Gebühren des Zahlungsanbieters auf ein gesondertes Sachkonto verbucht.

Diese Schritte lassen sich ebenfalls automatisieren.

Fazit

Der gesamte Prozess von der Online-Bestellung über die Buchhaltung bis zum Versand wird erst mit der passenden Onlineshop-Schnittstelle zwischen der Warenwirtschaft und Onlineshop so richtig effizient. Allerdings gleicht kein Geschäftsmodell dem anderen.

Daher sollte man sich als Online-Händler vor dem Erwerb einer Schnittstellen-Software stets Gedanken machen, welche Daten in welcher Richtung ausgetauscht werden sollen. Je mehr Daten-Arten automatisch transferiert werden sollen, desto mehr Zeit muss auch in die Planung investiert werden. Aus diesem Grund sollte man auch ganz bewusst auf bestimmte Übertragungsarten verzichten oder diese schrittweise einführen.

Insbesondere die klassischen Warenwirtschaften halten sehr viele Daten vor, die nicht alle speziell etwas mit dem Online-Handel zu tun haben. Diese Datenfelder müssen auch nicht übertragen werden. Andere Datenfelder, die im Onlineshop notwendig sind, müssen gegebenenfalls neu erstellt werden (z. B. über individuelle Felder).

Ich rate Online-Händlern daher, sich genau ein Bild von den Möglichkeiten und Anforderungen zu machen, um dann zu entscheiden, welche Daten in welche Richtungen ausgetauscht werden sollen. Dabei kann man als Faustregel festhalten, dass Bestellungen und Lagerbestände fast immer sinnvoll sind. Bei Stammdaten wie Artikeln hängt es insbesondere davon ab, wie häufig neue Artikel im Onlineshop hinzukommen oder geändert werden und welche Zeit dabei eingespart werden kann. Eventuell kann auch eine teilweise Übertragung sinnvoll sein, die nur die in der Warenwirtschaft für den Shop passenden Daten überträgt. Alle fehlenden Felder können ohnehin noch im Backend des Shops ergänzt werden, bevor der Artikel freigeschaltet wird.


Geschrieben von Daniel Peters

Daniel Peters

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