In diesem Artikel lernen Sie 3 Wege kennen, um Produktdaten zwischen der Warenwirtschaft und dem Onlineshop auszutauschen. Am Ende des Artikels gibt es eine überraschend einfache Lösung mit Excel, die nicht nur für kleine Online-Händler interessant ist.
1. Schnittstelle: Warenwirtschaft ist das führende System
Mit Hilfe einer Schnittstelle zwischen Wawi (Warenwirtschaft) und den Onlineshop können Sie Produktdaten austauschen. Dadurch müssen Produkte nicht in zwei Systemen gepflegt werden.
Häufig wird die Warenwirtschaft dabei als führendes System definiert, um gewohnte Arbeitsweisen nicht umstellen zu müssen.
Im Vorteil sind dabei alle Warenwirtschaftssysteme, die bereits eine Kategorisierung ermöglichen. So kann man zum Beispiel festlegen, dass nur Artikeldaten übertragen werden, die sich in einer bestimmten Wurzel-Kategorie befinden.
Warenwirtschaft ist das führende System
Pro
- Wenn eine Warenwirtschaft bereits im Einsatz ist, müssen sich die Anwender nicht umgewöhnen
- Es muss kein weiteres System benutzt werden (z. B. entfällt das Einloggen im Backend des Shops)
- Produkte werden zentral an einer Stelle verwaltet
2. Schnittstelle: Onlineshop ist das führende System
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Onlineshop als das führende System zu definieren. Zugegebenermaßen wird von dieser Möglichkeit seltener Gebrauch gemacht, kann aber in manchen Fällen durchaus sinnvoll sein.
Wenn das Geschäftsmodell schwerpunktmäßig von E-Commerce geprägt ist und der Online-Shop ohnehin bereits Produktdaten mit anderen Systemen abgleicht (z. B. Preissuchmaschinen oder Produktdaten von Lieferanten), wird häufig die Produktdatenpflege direkt im Onlineshop-System vorgenommen.
Dazu kann man mit Hilfe einer Schnittstelle zum Beispiel regelmäßig alle Produkte aus dem Onlineshop in das Warenwirtschaftssystem importieren oder alternativ zum Zeitpunkt der Bestellung nur die bestellten Produkte. Letztgenanntes Verfahren hat gerade dann Vorteile, wenn eine gigantische Anzahl von Produkten verwaltet werden muss, die nicht immer auch im Warenwirtschaftssystem vorhanden sein müssen (zum Beispiel digitale Produkte wie E-Books aus einem externen Katalog oder Produkte für Wiederverkäufer im Streckengeschäft).
Onlineshop ist das führende System
Pro
- E-Commerce-spezifische Datenfelder sind an der richtigen Stelle vorhanden
- Keine Verzögerungen bei der Freigabe von Artikeldaten im Shop durch lange Synchronisations-Intervalle
- Abgleiche mit anderen E-Commerce-Systemen (z. B. Marktplätze wie Amazon, eBay, Preissuchmaschinen, Lieferanten-Artikellisten) sind häufig kostengünstiger und schneller möglich
- Bei sehr großen Artikelbeständen: Es wäre möglich, nur wirklich verkaufte Artikel in das Warenwirtschaftssystem zu übernehmen
3. PIM: Zentrale Produktdatenverwaltung für Onlinehändler
Mit einem PIM (Produkt-Informations-Management-System) verwaltet man Produktdaten an einer zentralen Stelle. Ein PIM wird immer dann eingesetzt, wenn umfangreiche Daten zu Produkten gespeichert werden müssen und diese mit anderen Systemen synchronisiert werden.
Damit erreicht man in Bezug auf den Produktdatenstamm Unabhängigkeit von Warenwirtschafts- und Shopsystemen, sodass diese Systeme schneller und günstiger gewechselt werden können, ohne dass der Produktdaten-Stamm in ein anderes System migriert werden muss.
Häufig werden PIMs in Branchen eingesetzt, die sehr viele spezielle Daten zu den Artikeln speichern und besondere Artikelgruppen und andere Zuordnungen haben. Dies ist beispielweise in produzierenden Betrieben oft der Fall. Viele dieser Daten sind im Abrechnungssystem (also in der Faktura/Wawi) gar nicht notwendig, müssen aber zur Unterscheidung der Produkte vorgehalten werden (z. B. die Nummer der CAD-Zeichnung oder bestimmte Normen).
Für Onlinehändler kann ein PIM Vorteile bringen, da nicht alle für den Onlineshop relevanten Daten auch im Warenwirtschaftssystem vorhanden sein müssen. So müssen zum Beispiel Schlüsselwörter oder Beschreibungen für die Suchmaschinen nicht in der Wawi stehen. Auch werden Produktbilder in der Wawi oft nicht benötigt.
Das Shopsystem muss auch keine abrechnungsspezifischen Daten vorhalten, die nur später in der Buchhaltung nützlich sind.
So konzentriert sich jedes an ein PIM angeschlossene System auf seine Stärken und das PIM bündelt alle Artikeldaten an einem Ort.
PIM ist das führende System
Pro
- Unabhängigkeit von Warenwirtschaftssystem
- Unabhängigkeit vom Shopsystem
- System-Wechsel sind schneller möglich
- Zentrale Pflege von Produktdaten
- Besonderheiten für Shop- und Warenwirtschaftssystem können in der Regel abgebildet werden
[+PLUS] Einfache Lösung: Excel als "Mini-PIM" zur Produktdatenpflege
Bekanntermaßen bin ich nicht der größte Fan von Kalkulations-Programmen wie Excel zur Datenhaltung, weil Daten darin oft unstrukturiert angelegt werden.
Die wenigsten Anwender sind diszipliniert genug, um nicht doch irgendwelche Felder einzufärben und dann die genaue Bedeutung dieser Farben zu verheimlichen oder Formeln zu benutzen, die man in ihrer Länge mehrmals um den Äquator legen könnte.
Auf den ersten Blick wirkt eine Excel-Lösung daher unprofessionell. Sie kann in diesem Fall trotzdem wahre Wunder in der Produktivität bewirken, wenn man ein paar Regeln beachtet.
Angenommen, alle Artikeldaten, Preise, Kundenbeziehungen, Kategorien und Metadaten für den Shop und die Wawi werden in Excel-Tabellen angelegt. Dann ist dieses Excel-Dokument eine Art "Mini-PIM" und man pflegt in dem Excel-Dokument alle relevanten Produktdaten zentral.
Da viele Shop- und Warenwirtschaftssysteme den Import aus Excel (oder tabellarischen Formaten wie CSV) erlauben, importiert man dann nur die für das jeweilige System wichtigen Daten. Alle nicht benötigten Felder verbleiben in dem "Excel-Mini-PIM".
Dazu erstellt man passende Excel-Tabellenblätter, die speziell für das Import-Format des jeweiligen Systems vorgesehen sind.
Als Einstieg eignen sich die Import-Beispieltabellen der Shop- und Warenwirtschaftssysteme. Das ist die Basis aller Datenfelder, die verwendet werden können, aber nicht müssen. In Excel führt man die für einen selbst relevanten Felder nun zusammen und hat ein für die eigenen Zwecke leistungsfähiges Mini-PIM mit Excel erstellt.
Der Aufbau eines solchen Systems hat natürlich Grenzen und wird bei sehr komplexen Produktdaten eher unübersichtlich. Bei mittleren Produkt-Beständen im Bereich von mehreren Hundert Artikeln ist es aber durchaus benutzbar.
Fazit
In diesem Artikel haben Sie 3 Wege kennengelernt, mit denen Produktdaten zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft ausgetauscht werden können. Letztgenannter Punkt ("Mini-PIM") kann als kostengünstiger Alternative zu einem PIM gesehen werden. Allerdings ist die Bedienung kompliziert und wird dadurch eher von kleineren Shop-Betreibern eingesetzt, bei denen nicht besonders viele Mitarbeiter Produkte pflegen (bestenfalls nur einer).
Neben diesen genannten Möglichkeiten zum Produktdatenabgleich gibt es noch weitere Möglichkeiten und Kombinationen.
Was gibt es noch?
Manche Shop- und ERP-Systeme können direkt auf Datenebene miteinander kommunizieren. Anbieter solcher Schnittstellen sprechen dann von "Integration". Bei einer Integration greift der Onlineshop direkt auf die Datenbestände der Warenwirtschaftssysteme oder des PIM zu, sodass keine Synchronisation von redundanten Daten notwendig ist.
Da der Name "Integration" aber nicht geschützt ist, wird er manchmal fälschlicherweise dazu verwendet, um ein Schnittstellen-Produkt von anderen Softwareprodukten abzuheben. Neben Marketing-Gesichtspunkten soll damit eventuell hervorgetan werden, dass die Schnittstelle besonders schnell arbeiten kann oder man den Datenaustausch schlicht nicht bemerkt.
