Wenn Sie eine Schnittstelle zwischen Ihrem Onlineshop und der Warenwirtschaft planen, können Sie zwei Wege wählen, um eine Schnittstelle zu finden.
Der erste Weg geht über den Software-Hersteller der Warenwirtschaft: Sie fragen dort an, ob es eine Schnittstelle zu Ihrem Shop-System gibt und erhalten entweder eine positive oder negative Rückmeldung. Falls es keine Standard-Shop-Schnittstelle gibt, bieten manche Software-Hersteller von Warenwirtschaften auch an diese Shop-Schnittstellen individuell zu programmieren.
Eine zweite Möglichkeit besteht darin, sich selbst auf die Suche zu machen. Nicht selten läuft das zunächst über Anfrage über einschlägige Suchmaschinen wie Google & Co. Dann beginnt der Auswahlprozess jedoch erst und es werden häufig Fehler dabei gemacht.
Erfahren Sie hier, welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Fehler 1
Vorher keine Ziele festgelegt
Was wollen Sie eigentlich mit einer Schnittstelle erreichen?
Diese Frage sollte Sie als erstes beantworten. Denn es klingt doch eigentlich so einfach: Man installiert eine Schnittstelle und dann wird das schon funktionieren. Doch was ist, wenn die Shop-Schnittstelle ausgerechnet an dem Punkt, der für Ihr Unternehmen besonders wichtig ist, nicht gut funktioniert?
In der Praxis ist es so, dass es kaum allumfassende Shop-Schnittstellen gibt (außer Sie lassen sich eine Schnittstelle für Ihr Unternehmen individuell programmieren). Überlegen Sie sich daher am besten im Vorfeld, welche Daten Sie zwischen dem Onlineshop und der Warenwirtschaft austauschen möchten und wo Sie eventuell Kompromisse eingehen würden.
Mindestens sollten Sie eine Bewertung der folgenden Transfer-Arten und der Übertragungswege für sich machen:
Stammdaten
- Artikeldaten
- Preise (verschiedener Preislisten, ggf. Händler und Geschäftskunden)
- Kategorien
- Kundenstammdaten
- Ansprechpartner (falls in der Warenwirtschaft vorhanden)
- Hersteller
- Hersteller-Artikel-Zuordnungen
- Kunden-Artikel-Beziehungen (für spezielle Kundenpreise)
Bewegungsdaten
- Bestellungen
- Lagerbestände
Weitere Fragestellungen können außerdem helfen
- Welche Daten müssen wirklich übertragen werden?
- Worauf kann eventuell verzichtet werden?
- Wie detailliert müssen Artikeldaten übergeben werden?
- Wie häufig erfolgt ein Bestandsabgleich?
- Ist der Vollautomatische Artikel-Abgleich notwendig oder wäre ein wenig manuelle Nacharbeit im Zweifelsfall akzeptabel? (hängt von der Anzahl der Artikel und der Häufigkeit von Änderungen ab)
- Wie groß ist das Risiko für Überverkäufe? (Im Laden und Online-Shop den gleichen Artikel mit geringem Bestand verkauft)
- Wie soll mit Brutto- und Nettopreislisten umgegangen werden (falls es beide Formen gibt)?
Fehler 2
Dem Versprechen der Hersteller glauben, es ginge einfach auf Knopfdruck
Die Hersteller von Shop-Schnittstellen werben gern damit, dass die Einrichtung einfach geht und eine Datenübertragung auf Knopfdruck funktioniert. Die Erfahrung zeigt, dass das in der Praxis nur in Ausnahmefällen klappt.
Gehen Sie daher kritisch mit der Aussage um, es ginge schnell und einfach.
Es wird gern versprochen, dass die Einrichtung in wenigen Stunden erledigt ist. Dies sollten Sie zusammen mit Ihren Anforderungen hinterfragen und ggf. sogar mit dem Software-Hersteller der Schnittstelle besprechen.
Zugegebenermaßen gibt es Lösungen, die schnell eingerichtet sind und auf Knopfdruck funktionieren. Das trifft dann meisten nur auf bestimmte Konstellationen zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft zu und bedeutet noch lange nicht, dass auch bis ins letzte Detail alles für Ihr Unternehmen funktioniert.
Fehler 3
Artikeldaten ungeprüft übermitteln
Angenommen, es sollen Artikeldaten aus Ihrer Warenwirtschaft an den Online-Shop übermittelt werden. Dazu haben Sie bisher den Artikelstamm manuell im Shopsystem eingegeben und so lange angepasst, bis alles gut aussieht.
Nun setzen Sie eine Schnittstelle ein und verlassen Sich darauf, dass diese perfekt funktioniert. Sie starten die Übertragung und sehen sich anschließend Ihren Shop an.
Ergebnis: Oft sind viele Artikel fehlerhaft.
Das passiert häufig aus dem Grund, dass es viel zu viele Unterschiede zwischen den Systemen gibt. Diese gilt es durch Konfigurationen und weitere Testläufe zu reduzieren.
Bevor eine automatische Übertragung eingerichtet wird, sollten Sie daher immer noch einmal manuell prüfen, ob auch alle Daten an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Artikeln machen. Sie sollten auch überlegen, ob Sie diese vielleicht nur für eine bestimmte Test-Kundengruppe freischalten (falls Ihr Shop-System das unterstützt).
Sie vermeiden dadurch zum einen, dass fehlerhaft Artikel im Onlineshop öffentlich angezeigt werden. Zum anderen vermeiden Sie rechtliche Risiken (zum Beispiel durch Abmahnungen), falls Preisangaben falsch sind oder die Artikelbeschreibung nicht alle notwendigen Angaben enthält.
Fehler 4
Keine Testumgebung haben (Staging-Umgebung)
Noch besser ist es, wenn Sie für Ihren Online-Shop eine Testumgebung eingerichtet haben. Dann laufen Sie in keinem Fall Gefahr, fehlerhafte Daten online zu stellen.
Dazu wird die Installation der Shop-Software auf einer weiteren Subdomain (z. B. https://staging.ihrshop.de) eingerichtet. (Mit „Staging“ bezeichnet man in der IT-Welt übrigens Testumgebungen) Diese können Sie gesondert mir einem Passwort schützen.
In dieser Umgebung kann man dann Plugins und Schnittstellen gefahrlos testen.
Im besten Fall richten Sie für Ihre Warenwirtschaft ebenfalls eine Testumgebung ein.
Diese beiden Testumgebungen nutzen Sie dazu, um die Schnittstelle perfekt einzurichten und aufeinander abzustimmen. Erst, wenn alle Parameter stimmen, schalten Sie diese auf die Produktiv-Umgebung auf.
Gute Shop-Schnittstellen unterstützen verschiedene Konfigurationen, sodass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktiv-Umgebung möglich ist.
Fehler 5
Wawi und Onlineshop gar nicht erst verbinden
Den größten Fehler begehen Sie zweifelsohne, wenn Sie gar keine Verbindung zwischen Ihrer Warenwirtschaft und den Online-Shop herstellen oder sich zu spät um eine Schnittstelle kümmern.
Wenn Sie eine Warenwirtschaft einsetzen (nicht jeder Online-Händler macht das übrigens), wollen Sie damit schließlich bestimmte Abläufe verbessern. Wenn Sie nun sämtliche Daten zwischen der Warenwirtschaft und dem Onlineshop manuell transferieren (also abtippen), ist nicht viel gewonnen. Selbst bei einem geringen Bestellaufkommen ist es lästig und fehleranfällig, Adressen und Artikel-Positionen manuell einzugeben.
Aus diesem Grund sollte frühzeitig an eine Schnittstelle gedacht werden. Selbst, wenn sie nicht sofort zum Einsatz kommen soll, sind Sie gut beraten, dies im Auswahlprozess des Shop-Systems und/oder der Warenwirtschaft rechtzeitig (zu Anfang!) zu berücksichtigen.
Nicht selten passiert es in der Praxis, dass ein Shop-System gewählt wurde, das kaum oder nur sehr kostspielig mit der Warenwirtschaft verbunden werden kann.
Denken Sie dabei auch an andere verwandte Systeme wie zum Beispiel Zahlungsanbieter (wie PayPal) und Banken, um von den Automatisierungstechniken zu profitieren.
Fazit und noch ein Tipp
Es gibt viele Stolpersteine auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Jetzt kennen Sie 5 Fehler, die häufig gemacht werden und können Sie bereits im Vorfeld vermeiden.
Noch ein Tipp
Es gibt eine kostenlose Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle, die hier zum Download erhältlich ist. Dort werden viele Aspekte einer Shop-Schnittstelle beleuchtet und Sie können ankreuzen, ob diese Funktion für Sie wichtig ist. Sie eignet sich dann zum Vergleich von 3 Schnittstellen parallel und hilft Ihnen im Auswahlprozess.
