Eine Warenwirtschafts-Software steht bei den meisten Unternehmen im Zentrum der vertrieblichen Aktivitäten. Gerade, wenn neben dem Onlineshop noch weitere Vertriebskanäle bedient werden, geht kaum ein Weg an einer Wawi vorbei. Zusätzlich gewinnen Sie bessere Anbindungsmöglichkeiten an die Finanzbuchhaltung, den Steuerberater, sowie das Finanzamt. Während Sie das Tagesgeschäft mit einer Wawi besser steuern, können Sie zusätzlich alle Verkaufs- und Einkaufszahlen auswerten.
Da Sie diesen Artikel angeklickt haben, sind Sie vielleicht schon in der Situation, dass Sie eine Warenwirtschaft für Ihren Onlineshop suchen. Falls Sie die Gründe daher schon kennen, finden Sie am Ende des Artikels noch ein paar Tipps, wie Sie am besten eine Warenwirtschaft (Wawi) auswählen und worauf Sie dabei nach meiner Erfahrung achten sollten.
Grund 1
Mehrere Verkaufskanäle bedienen: Direktmarketing, Onlineshop und Markplätze
Der größte Vorteil beim Einsatz einer Wawi ist es, dass Sie mehrere Verkaufskanäle parallel bedienen können. Dazu zählen verschiedene Onlineshop-Systeme (wie Magento, Shopware, Shopify, xt:Commerce, Gambio, usw.) sowie Marktplätze (eBay, Amazon, usw.). Zusätzlich können Sie Angebote und Bestellungen und Verkäufe des Direktvertrieb verwalten, der häufig über das Telefon oder im eigenen Ladengeschäft gemacht wirkt.
Artikeldaten
Ohne eine Warenwirtschaft legen Sie alle Artikeldaten überall dort an, wo Sie sie verkaufen. Das heißt, dass Sie die Daten mehrfach pflegen müssten.
Mit einer Warenwirtschaft zentralisieren Sie den Artikelstamm und übertragen die Daten in der Regel per Knopfdruck zu den Onlineshops und Marktplätzen.
Preise
Preisänderungen, die Sie in der Wawi vornehmen, können dann ebenfalls automatisch an alle anderen Verkaufskanäle weitergereicht werden.
Das spart viel Zeit und sorgt für weniger Preisfehler.
Grund 2
Aktuelle Lagerbestände über alle Plattformen synchronisieren
Wenn Sie Ware auf verschiedenen Vertriebsplattformen verkaufen, kann es ohne eine Wawi schnell passieren, dass etwas nicht mehr auf Lager ist.
Wenn im Onlineshop nun aber Artikel als lieferbar gelten, die gar nicht auf Lager sind, ist das nicht nur wegen der Kundenbindung negativ, es kann auch zu rechtlichen Problemen führen. Zudem ist es bei Marktplätzen üblich, dass nur lieferbare Waren angeboten werden dürfen.
Damit keine Überverkäufe stattfinden und der Lagerbestand synchronisiert wird, können Sie eine Warenwirtschaft einsetzen. In der Wawi werden alle Lagerbewegungen (Einkauf und Verkauf) zusammengefasst, sodass Sie immer den tatsächlichen Bestand kennen.
Weiterführende Informationen zum Synchronisieren von Lagerbeständen finden Sie in diesem Artikel.
Grund 3
Gemeinsamer Bestelleingang für alle Verkaufskanäle
Mit einer Warenwirtschaft können Sie alle Bestelleingänge zentralisieren. Das hilft Ihnen bei der Rechnungsstellung und Lagerhaltung, denn alle Verkäufe laufen in einem System zusammen.
Das hat viele Vorteile. Zum Beispiel können zentral für alle Bestellungen Bestände gezählt werden und Paketaufkleber (bei Versand) erstellt werden.
Die Rechnungen können dann mit fortlaufender Nummer auf Grundlage von den Bestellungen generiert werden.
Grund 4
Wareneinkauf vereinfachen und vereinheitlichen
Durch die Zentralisierung von Verkäufen wissen Sie immer genau, welche Ware abverkauft wurde oder nachbestellt werden muss. Diese Kenntnisse bzw. die Verkaufszahlen ermöglichen so eine viel bessere Planung des Einkaufs.
Die meisten Warenwirtschafssysteme haben dazu ein Einkaufsmodul, mit dem Bestellungen bei Lieferanten ausgeführt werden können. Dies erfolgt meistens anhand von Melde- und Mindestbeständen, sodass die Bestellmengen automatisch vom System vorgeschlagen werden.
Dadurch wird verhindert, dass Artikel aufgrund von Fehlplanung nicht mehr lieferbar sind.
Grund 5
Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung (Fibu) und den Steuerberater
Eine zentrale Funktion einer Wawi ist es, Ein- und Verkaufsdaten für die Verbuchung in der Fibu vorzubereiten. Damit wird es möglich die Datenübergabe an den Steuerberater zu vereinfachen. Die Fibu-Konten können Sie in der Regel in den Artikeldaten hinterlegen. Die fertigen Buchungssätze lassen sich dann anhand der Rechnungen (und Gutschriften) exportieren.
Viele Wawis unterstützen direkt das DATEV-Format, das als branchenüblich bei Steuerberatern gilt.
Empfehlung für eine Warenwirtschaft für den Onlineshop?
Ich werde oft gefragt, welches Warenwirtschaftssystem ich empfehlen würde. Obwohl ich bereits einige verschiedene Warenwirtschaften kennengelernt habe, kann ich keine Empfehlung aussprechen. Das liegt nicht daran, dass die Systeme schlecht sind, sondern, weil jedes System einen anderen Schwerpunkt hat und deswegen nur zu bestimmten Geschäftsmodellen passt.
Die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems für den Onlineshop ist daher leider keine einfache Aufgabe. Die Entscheidung für ein passendes System muss anhand der Anforderungen und Kriterien erfolgen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Diese Entscheidung können Sie am besten selbst treffen, denn Sie wissen, welche Funktionen Ihr Unternehmen braucht (es gibt auch ERP-Berater – passen Sie aber auf, dass Sie einen finden, der unabhängig berät und mehrere Wawis kennt).
Hören Sie jedenfalls nicht auf den Rat zu einer bestimmten Wawi von einem Bekannten, der Ihr Unternehmen nicht gut kennt.
Da die meisten Wawi-Hersteller Demoversionen anbieten, können Sie sich im Vorfeld ein Bild von der Software machen.
Fragen Sie auch, ob man Ihnen die Software im Rahmen einer Vorführung zeigt – da können Sie Ihre Fragen direkt loswerden und eventuell zeigt man Ihnen die für Sie wichtigen Punkte. Das kann viel Zeit sparen.
Wählen Sie dazu mehrere Systeme anhand einfacher Kriterien aus, die für Sie wichtig sind. Dies können zum Beispiel folgende sein:
- Passend für die Größe Ihres Unternehmens (Anwenderzahl)
- Funktionen für die mobile Nutzung (falls benötigt)
- Funktionen für die Lagerwirtschaft
- Funktionen für den Einkauf
- Funktionen für den Verkauf
- Funktionen für Onlinehändler
- Spezielle Anforderungen wie Stücklisten, Varianten-Artikel, usw.
- Software as a Service (Cloud), ASP oder On-Premises
- Kosten (dabei auch regelmäßige Kosten berücksichtigen)
- usw.
Zum Beispiel ist für Onlinehändler wichtig, dass die Warenwirtschaft gut mit Onlineshops und Marktplätzen zusammenarbeitet. Da die meisten Warenwirtschaften aber Universal-Schnittstellen für alle möglichen Dinge an Bord haben, lassen sich auch diese Online-Vertriebswege anbinden.
Lassen Sie sich deswegen nicht davon beirren, falls Ihr favorisierter Onlineshop oder Markplatz nicht direkt vom Hersteller der Warenwirtschaft genannt wird. Mit einer spezialisierten Shop-Schnittstelle für Onlinehändler ist meistens trotzdem eine komfortable Lösung möglich. Damit diese aber funktioniert, muss die Warenwirtschaft "kommunikationsfreudig" sein, also mit Universal-Schnittstellen ausgestattet sein.
Nachdem Sie sich verschiedene (ich rate zu mindestens 3 Stück) Systeme angesehen haben, können Sie eine fundiertere Entscheidung treffen, welche Wawi zu Ihrem Unternehmen passt.
Fazit
Der Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlineshop ist eine gute Idee. Dafür sprechen viele Gründe. Wer ein professionelles Unternehmen betreibt, kommt jedenfalls um den Einsatz einer Warenwirtschaft kaum herum.
Allerdings ist die Auswahl einer Wawi kein Selbstläufer und sollte mit Sorgfalt gemacht werden, damit das System gut zum Unternehmen passt.
Wenn Sie Onlinehändler sind, ist es nach der Einführung der Wawi an der Zeit, den Onlineshop und eventuell auch Marktplätze mit der Warenwirtschaft zu verbinden. Je nach gewähltem System brauchen Sie dazu noch eine Shop-Schnittstelle.
Mit der kostenlosen Checkliste (PDF-Download) können Sie einen Leitfaden herunterladen, der Ihnen bei der Auswahl von Funktionen für die richtige Shop-Schnittstelle hilft.
Wenn Sie Unterstützung bei der Anbindung Ihrer Warenwirtschaft an den Onlineshop wünschen, stehe ich Ihnen gern mit Software und Beratung zur Seite.
